Aktualnie nasze dane mają ogromną wartość, dlatego są stale narażone na różnego rodzaju zagrożenia. W związku z tym pseudonimizacja dokumentów oraz ich szyfrowanie staje się coraz bardziej istotne. Bez względu na to, czy jesteś osobą prywatną, która chce chronić swoje dane, czy przedsiębiorcą, który dba o poufność informacji dotyczących firmy i klientów, szyfrowanie jest nieodzownym elementem bezpieczeństwa cyfrowego.
Po co szyfruje się pliki i dokumenty?
Szyfrowanie plików i dokumentów można porównać do zabezpieczania poufnych informacji za pomocą zamka, do którego tylko Ty posiadasz klucz. Dzięki temu zabezpieczasz dane przed niepowołanym dostępem. W procesie wykorzystane może być szyfrowanie asymetryczne, gdzie używa się dwóch różnych kluczy: klucza publicznego i klucza prywatnego do szyfrowania i deszyfrowania oraz szyfrowanie symetryczne, w którym ten sam klucz jest używany zarówno do szyfrowania, jak i deszyfrowania danych.
Dlaczego warto przeprowadzić szyfrowanie dokumentów?
Przeprowadzenie szyfrowania dokumentów to proaktywne działanie, które minimalizuje ryzyko wycieku danych, chroni integralność informacji i zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.
Przede wszystkim gwarantuje ono, że tylko upoważnieni użytkownicy mają dostęp do zawartości dokumentów. Jest to szczególnie ważne w przypadku danych osobowych, finansowych oraz innych wrażliwych informacji, które muszą być chronione przed nieautoryzowanym dostępem. W przypadku utraty urządzenia, na którym przechowywane są dokumenty (np. laptopa, telefonu), zaszyfrowane pliki są bezużyteczne dla złodzieja, ponieważ nie ma on dostępu do klucza deszyfrującego.
Szyfrowanie danych nie tylko chroni przed odczytem, ale również przed nieautoryzowanymi zmianami w dokumentach. Zapewnia to, że dane nie zostaną zmodyfikowane przez osoby trzecie bez wiedzy właściciela. Ponadto stanowi istotny element obrony przed różnymi formami cyberataków, takimi jak ransomware, które mogą zaszyfrować dane i żądać okupu za ich odzyskanie. Jeśli dokumenty są wcześniej zaszyfrowane, mogą być mniej podatne na tego typu zagrożenia.
Warto także pamiętać, że wiele przepisów prawa, takich jak RODO w Unii Europejskiej, wymaga odpowiednich zabezpieczeń danych, w tym szyfrowania. Przeprowadzenie szyfrowania dokumentów pomaga spełnić te wymagania i uniknąć potencjalnych kar za ich nieprzestrzeganie.
Szyfrowanie pliku PDF
Szyfrowanie dokumentów PDF jest niezbędne, gdy chcemy chronić wrażliwe informacje przed nieautoryzowanym dostępem. Choć teoretycznie możliwe jest ręczne szyfrowanie takich plików, to jednak jest to proces bardzo czasochłonny, podatny na błędy i niegwarantujący wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Dlatego zdecydowanie zaleca się korzystanie ze specjalistycznych narzędzi. Jednym z nich jest ABBYY FineReader PDF — zaawansowane oprogramowanie do rozpoznawania tekstu (OCR). Chociaż jego podstawową funkcją jest konwersja plików PDF na edytowalny tekst, oferuje również możliwość szyfrowania plików PDF poprzez ustawianie haseł (najlepiej składających się dużych i małych liter, cyfr oraz znaków specjalnych) wymaganych przed jego otworzeniem, drukowaniem lub kopiowaniem. Alternatywą dla niego są bezpłatne narzędzia dostępne online, które umożliwiają szybkie i łatwe szyfrowanie plików PDF, choć często mają ograniczenia co do rozmiaru plików czy liczby darmowych szyfrowań.
Podsumowując, szyfrowanie PDF-ów za pomocą dedykowanych narzędzi jest najskuteczniejszym sposobem ochrony wrażliwych danych. Wybierając odpowiednie narzędzie, warto zwrócić uwagę na jego funkcjonalność, łatwość obsługi oraz poziom bezpieczeństwa oferowanych algorytmów szyfrowania.
Szyfrowanie pliku Word
W programie Microsoft Word szyfrowanie można łatwo włączyć: wystarczy przejść do zakładki Plik, następnie Informacje i wybrać opcję Chroń dokument lub Zabezpiecz dokument (zależy to od wersji oprogramowania). Następnie należy wybrać rodzaj ochrony, czyli szyfrowanie przy użyciu hasła. System poprosi o podanie hasła dwukrotnie w celu potwierdzenia. Po zapisaniu pliku tylko osoby posiadające to hasło mogą uzyskać dostęp do oryginalnej treści dokumentu.
Warto pamiętać, że siła szyfrowania zależy od długości i złożoności użytego hasła. Im bardziej skomplikowane hasło, tym trudniej będzie je złamać. Dlatego zaleca się stosowanie haseł składających się z dużych i małych liter, cyfr oraz znaków specjalnych.
Szyfrowanie pliku ZIP
Zabezpieczanie plików ZIP to proces, który polega na zabezpieczeniu zawartości archiwum za pomocą hasła. Dzięki temu tylko osoba posiadająca to hasło może uzyskać dostęp do zawartych w nim plików. Popularne programy archiwizujące, takie jak 7-Zip czy RAR, oferują funkcję szyfrowania, pozwalającą na wybór różnych algorytmów szyfrowania, co wpływa na poziom bezpieczeństwa. Szyfrowanie ZIP jest przydatne do ochrony wrażliwych danych oraz grafik czy nagrań przed nieautoryzowanym dostępem.