W dobie cyfrowej, gdzie dane są zbierane, przetwarzane i przechowywane na niespotykaną wcześniej skalę, ochrona prywatności stała się jednym z najważniejszych wyzwań. Anonimizacja dokumentów to proces, który ma na celu zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami, takimi jak RODO, oraz minimalizację ryzyka związanego z wyciekiem danych osobowych. W poniższym tekście omówimy zarówno aspekty prawne, jak i praktyczne związane z tym zagadnieniem.
Anonimizacja dokumentów — definicja
Anonimizacja dokumentu to proces przekształcania danych w taki sposób, aby uniemożliwić identyfikację osoby, której te dane dotyczą. Polega to na usunięciu, zamazaniu lub zaszyfrowaniu informacji osobowych i innych danych, które mogłyby bezpośrednio lub pośrednio prowadzić do identyfikacji konkretnej osoby. Anonimizowanie, ukrywanie danych jest często spotykane w działalności związanej z pracą biurową oraz w urzędach. Procesem podobnym jest pseudonimizacja dokumentów, jednakże nie jest to to samo.
Dlaczego anonimizacja jest ważna?
- Zapobiega nieuprawnionemu dostępowi do danych osobowych i ich wykorzystywaniu w sposób niezgodny z prawem,
- minimalizuje ryzyko wycieku danych osobowych i związanych z tym konsekwencji, takich jak oszustwa czy kradzież tożsamości,
- pozwala na spełnienie wymogów prawnych dotyczących ochrony danych osobowych, w tym RODO,
- umożliwia udostępnianie danych w celach badawczych, statystycznych lub dziennikarskich bez naruszania prywatności osób, których dane dotyczą.
Anonimizacja danych osobowych
Anonimizacja danych osobowych to nieodwracalne przetworzenie danych w sposób uniemożliwiający przyporządkowanie poszczególnych informacji. Sprawia, że identyfikacja konkretnej osoby lub firmy staje się niemożliwa zarówno dla podmiotów nieupoważnionych, jak i upoważnionych do obrotu tymi informacjami.
Zakres danych podlegających anonimizacji jest szeroki i zależy od konkretnego przypadku, jednak najczęściej obejmuje dane identyfikujące bezpośrednio, takie jak:
- imię i nazwisko,
- numer PESEL,
- numer dowodu osobistego,
- numer paszportu,
- adres zamieszkania,
- numer telefonu,
- adres e-mail,
- numer tablicy rejestracyjnej.
Anonimizacji poddane mogą być także dane pozwalające zidentyfikować osobę pośrednio, czyli m.in.: data urodzenia, płeć, miejsce urodzenia, numer ubezpieczenia społecznego, dane biometryczne (odciski palców, skan tęczówki), historia lokalizacji, numery kont bankowych.
Do danych wrażliwych (informacji wrażliwych), które także nie powinny być rozpowszechniane, zalicza się informacje dotyczące:
- zdrowia,
- życia seksualnego,
- przynależności politycznej,
- wyznania.
Anonimizacja dokumentów a podstawa prawna
RODO, czyli ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, jest kluczowym dokumentem, który reguluje kwestie związane z ochroną danych osobowych w Unii Europejskiej. Choć bezpośrednio nie definiuje pojęcia „anonimizacji”, to wspomina o nim w motywie 26, wskazując, że po zastosowaniu odpowiednich metod anonimizacji danych osobowych, przepisy RODO przestają mieć zastosowanie, ponieważ dane przestają być danymi osobowymi.
Warto podkreślić, że rozporządzenie RODO nałożyło na administratorów danych szereg obowiązków, mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa i prywatności przetwarzanych danych osobowych. Stawia wysokie wymagania dotyczące ich ochrony. Anonimizacja dokumentu jest jednym z narzędzi, które pozwala na spełnienie tych wymagań. Jednakże, aby proces anonimizacji był skuteczny, należy go przeprowadzić w sposób przemyślany i zgodny z obowiązującymi przepisami, a jego nieodpowiednie wykonanie może prowadzić do naruszenia przepisów prawa i poważnych konsekwencji.
Należy podkreślić, że zgodnie z przepisami, użytkownik, nie ma bezpośrednich obowiązków wynikających z RODO.
Anonimizacja dokumentów urzędowych — jak ją sprawnie prowadzić?
Anonimizacja dokumentów urzędowych w instytucjach publicznych to proces niezwykle istotny, szczególnie w kontekście ochrony danych osobowych, regulowanym przez RODO. Aby przeprowadzić ją sprawnie i skutecznie, należy postępować zgodnie z określonymi krokami i zasadami. Jednym z najważniejszych etapów jest wybór metody przeprowadzenia prac. Do przykładowych metod anonimizacji danych osobowych zalicza się: ręczne zaczernianie, maski na dokumenty papierowe, zastąpienie imienia i nazwiska inicjałami oraz wykorzystanie specjalistycznych narzędzi umożliwiających automatyczne usuwanie lub zastępowanie danych. Ważne jest dostosowanie metody anonimizacji do rodzaju danych i celu, dla którego zanonimizowany dokument ma być wykorzystany. Dla niewielkiej liczby akt ręczna anonimizacja dokumentów może być wystarczająca. Jednakże, przy dużych ilościach danych, oprogramowanie znacznie przyspieszy proces i zmniejszy ryzyko błędów. Ponadto jeśli wymagana jest bardzo wysoka jakość anonimizacji, np. w przypadku danych wrażliwych, warto rozważyć wykorzystanie specjalistycznego oprogramowania, które zapewnia większą precyzję i powtarzalność procesu.
Jak w tym zakresie działa ABBYY FineReader PDF?
Po pierwsze, umożliwia usuwanie danych wrażliwych w przetwarzanych plikach oraz ochronę dostępu poprzez ustawienie hasła. W ten sposób daje pewność, że nawet w przypadku wystąpienia pomyłki podczas przesyłania dokumentu, nieupoważniony odbiorca nie będzie w stanie otworzyć zawartości bez hasła.
Po drugie, to narzędzie do przetwarzania dokumentów pozwala na ich anonimizację. Umożliwia usuwanie wrażliwych treści, w tym danych osobowych na etapie jego edycji. Dotyczy to m.in. wybranych słów kluczowych określonych przez użytkownika, takich jak imiona, nazwiska, adresy czy numery telefonów. W programie można również usunąć wrażliwe informacje w postaci linków, adnotacji czy komentarzy. Daje to gwarancję, że przetworzony dokument został pozbawiony wszelkich danych, które nie mogą być dostępne dla nieupoważnionych osób. Gdy anonimizacja dokumentu zostanie zakończona, nie istnieją już żadne techniczne ani cyfrowe sposoby na odtworzenie utajnionych w ten sposób danych. Nie ma więc możliwości, aby dowiedzieć się, jakiej osoby fizycznej lub instytucji dotyczyły informacje. W kontekście prawnym dokumenty poddane anonimizacji danych osobowych nie są objęte obowiązkiem ochrony danych, ponieważ zawarte tam informacje można potraktować jako anonimowe.
Warto pamiętać, że po anonimizacji, każdy dokument powinien być dokładnie sprawdzony, aby upewnić się, że wszystkie dane wrażliwe zostały odpowiednio usunięte lub zamaskowane.
Skuteczny proces wymaga połączenia technologii, wiedzy prawnej i staranności w działaniu. Zastosowanie odpowiednich narzędzi i procedur pozwoli na ochronę danych osobowych i uniknięcie potencjalnych naruszeń prywatności.