W codziennej pracy biurowej, pośród setek dokumentów, umów czy faktur, rzadko zastanawiamy się nad technologicznym zapleczem narzędzi, których używamy. Program do edycji plików PDF czy rozpoznawania tekstu (OCR) jest dla wielu z nas po prostu elementem biurowego krajobrazu – tak naturalnym jak drukarka czy komputer. Jednak 3 kwietnia 2026 roku weszły w życie kluczowe przepisy nowelizacji ustawy o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa (KSC), które istotnie zmieniają sposób, w jaki instytucje i firmy muszą podchodzić do bezpieczeństwa swoich narzędzi cyfrowych.
Wspomniana nowelizacja jest bezpośrednią implementacją unijnej dyrektywy NIS 2, która stawia przed organizacjami nowe wymagania w zakresie aktywnego zarządzania ryzykiem. Dla kadry zarządzającej i pracowników odpowiadających za bezpieczeństwo danych oznacza to konieczność przyjrzenia się oprogramowaniu, które dotąd mogło działać bez zarzutu, ale z punktu widzenia nowych regulacji może wymagać aktualizacji.
Dlaczego stare wersje oprogramowania mogą zwiększać ryzyko?
W wielu biurach wciąż z powodzeniem funkcjonują starsze, znane od lat wersje programu ABBYY FineReader czy PDF Transformer. Choć są one cenione za stabilność i funkcjonalność, z perspektywy nowych wymogów prawnych stają się źródłem pewnego ryzyka. Kluczowym problemem jest tu brak wsparcia ze strony producenta. Oprogramowanie, które nie otrzymuje już aktualizacji bezpieczeństwa, przestaje spełniać ustawowy wymóg stosowania adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych.
Ustawa KSC wprost wskazuje, że to na kierownictwie instytucji i firm spoczywa odpowiedzialność za nadzór nad cyberbezpieczeństwem. Utrzymywanie w środowisku pracy narzędzi, które posiadają znane, a nieusunięte podatności, może zostać uznane za niewłaściwe zarządzanie ryzykiem. Zamiast jednak traktować to jako zagrożenie, warto spojrzeć na aktualizację jak na okazję do podniesienia standardów pracy i zapewnienia sobie pełnego bezpieczeństwa operacyjnego.
Wrażliwe dane pod szczególną ochroną
Pracownicy firm i instytucji codziennie operują na danych o szczególnym znaczeniu. Są to dokumenty finansowe, dane wrażliwe pracowników czy dokumentacja prawna. Programy do przetwarzania dokumentów nie są w tym procesie neutralne – one bezpośrednio stykają się z tymi danymi.
Warto mieć świadomość, że same pliki PDF oraz inne formaty dokumentów mogą być nośnikiem ukrytych zagrożeń. Jeśli oprogramowanie, którego używamy do ich otwierania i edycji, nie jest regularnie aktualizowane, organizacja traci zdolność do skutecznego reagowania na nowe rodzaje cyberataków. Wybór nowoczesnej, wspieranej wersji FineReader PDF to zatem nie tylko kwestia nowych funkcji, ale przede wszystkim zapewnienie ciągłości ochrony danych, za które jesteśmy odpowiedzialni przed naszymi klientami i obywatelami.
Ekonomiczny wymiar przejścia na nowoczesne rozwiązania
Częstym powodem wstrzymywania się z aktualizacją oprogramowania są obawy o koszty i konieczność zakupu wielu nowych licencji. Praktyka pokazuje jednak, że stare oprogramowanie może w ostatecznym rozrachunku kosztować instytucję więcej niż przejście na nowe rozwiązania. Kluczem do zrozumienia oszczędności jest elastyczny model licencjonowania, który zastępuje tradycyjne podejście przypisywania programu do konkretnego stanowiska pracy.
W nowszych wersjach ABBYY FineReader PDF szczególną popularność zdobywa model „jednoczesnego dostępu”. Jest to ekonomiczne rozwiązanie, które świetnie sprawdza się w organizacjach zatrudniających powyżej 20 osób, zapewniając:
- Pracę w zależności od potrzeb: Program może być zainstalowany na wielu komputerach, ale licencje są wykorzystywane tylko wtedy, gdy ktoś faktycznie z nich korzysta.
- Optymalizację wydatków: W działach, gdzie praca z dokumentami odbywa się okresowo (np. przygotowywanie sprawozdań na koniec miesiąca), taki model znacząco obniża barierę wejścia do najnowszego, bezpiecznego oprogramowania.
- Brak konieczności „przelicencjonowania” wszystkich: Firma nie musi kupować licencji dla każdego pracownika z osobna, co pozwala pogodzić wymagania ustawy KSC z oszczędnościami w budżecie.
Dzięki temu inwestycja w bezpieczne oprogramowanie przestaje być postrzegana wyłącznie jako koszt, a staje się przemyślaną decyzją biznesową, która usprawnia obieg dokumentów i daje wymierne oszczędności.
Jak przygotować się do zmiany bez ryzyka?
Pierwszym krokiem do zapewnienia zgodności z nowymi przepisami jest rzetelna inwentaryzacja oprogramowania, którego obecnie używamy. Często okazuje się, że liczba aktywnych, choć przestarzałych licencji, jest znacznie większa, niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka.
Aby ułatwić instytucjom i firmom przejście przez ten proces, oferujemy wsparcie w formie bezpłatnego środowiska testowego dostosowanego do potencjalnych potrzeb. Proces ten pozwala w bezpiecznych warunkach sprawdzić, jak nowa wersja ABBYY FineReader PDF poradzi sobie z codziennymi zadaniami organizacji i jak przyjęty model licencjonowania wpłynie na realne koszty. Doświadczenie uczy, że po uwzględnieniu modelu licencjonowania pozwalającego na pracę na zasadach zamienności, realny koszt modernizacji w przeliczeniu na jednego użytkownika staje się jedynie ułamkiem kwot, które początkowo planowano w budżetach.
Chcesz sprawdzić, jak nowoczesny ABBYY FineReader PDF może wpłynąć na bezpieczeństwo i koszty w organizacji?
Skontaktuj się z nami.