ABBYY Flexi Capture for Invoices – przetwarzanie formularzy

Produkt

ABBYY FlexiCapture 12 z modułem do procesowania faktur jest gotowym do uruchomienia rozwiązaniem automatyzacji rozrachunków z dostawcami. Umożliwia firmom i instytucjom zwiększenie wydajności procesów księgowych, przy jednoczesnym obniżeniu kosztów przetwarzania faktur. Rozwiązanie pozwala na szybkie, oszczędne i przejrzyste przetwarzanie faktur, od momentu wpłynięcia dokumentu, aż do jego zaksięgowania.

ABBYY FlexiCapture12 for Invoices to system posiadający przygotowany do wdrożenia moduł z:

• Gotowymi do użycia profilami faktur dla 18 krajów

• Specjalnie zaprojektowanym interfejsem aplikacji dla weryfikatora

• Mechanizmami rozpoznającymi linie na fakturach

• Możliwością łączenia faktury z wygenerowanym zamówieniem

• Narzędziami do integracji z Bazami Danych systemów zewnętrznych

• Mechanizmami AutoLearning’u do natychmiastowej „nauki systemu”

• Gotowymi konektorami do systemów ERP, DMS, ECM czy narzędzi RPA

Jak to działa?

Etapy przetwarzania między wpłynięciem faktury a jej zaksięgowaniem:

Dzięki ABBYY FlexiCapture for Invoices, przetwarzanie faktur może zostać uruchomione natychmiast po otrzymaniu dokumentów w dowolnej formie lub formacie. Rozwiązanie automatycznie klasyfikuje faktury i noty kredytowe oraz identyfikuje wszystkie istotne dane na dokumencie. Automatycznie rozpoznane wartości są kontrolowane przez wielopoziomowe mechanizmy walidacyjne oraz automatycznie działające reguły sprawdzające, a dane główne są dopasowywane w celu zapewnienia ich spójności i zgodności. Zweryfikowane faktury mogą być wysłane natychmiast do zapłaty, natomiast dokumenty wymagające dodatkowego przeglądu kierowane są do odpowiedzialnej za te procesy osoby/grupy osób. Gotowe dane transakcji są kierowane do przepływu pracy i czekają do zatwierdzenia lub dostarczane są bezpośrednio do systemu ERP, systemu księgowego, bazy danych lub systemów klasy RPA.

ABBYY FlexiCapture for Invoices automatycznie tworzy elektroniczne archiwum faktur dostarczając obraz każdej faktury z kluczowymi polami indeksów, aby zapewnić szybki dostęp do każdej faktury w dowolnym momencie.

1. Wprowadzanie faktury (Input)

• System wspomaga wiele kanałów wejściowych: e-mail, sieciowe skanowanie faktur, MFP, FTP, telefon komórkowy, faks itd.

• Zapewnia przetwarzanie dokumentów niezależnie od formy czy formatu

2. Rozpoznawanie i automatyczna walidacja (Recognition & Validation)

• Zatwierdzanie danych następuje zgodnie z zasadami obowiązującymi w poszczególnych krajach

• Walidacja zamówienia z fakturą

• Zaawansowana kontrola faktur biorąca pod uwagę najistotniejsze dane

• Sprawdzanie danych na dokumentach następuje dzięki wbudowanym regułom arytmetycznym, logicznym, prawnym i księgowym

• Dokładne wskazówki i/lub ostrzeżenia przy pojawieniu się ewentualnych rozbieżności na fakturze

3. Weryfikacja danych i zatwierdzanie faktur (Data Review & Approval)

• Inteligentne monitorowanie dokumentów na każdym etapie

• Zatwierdzanie zgodnie z przpływem pracy

• Przegląd i wnioski dotyczące uzyskania brakujących informacji

• Błyskawiczne księgowanie zweryfikowanych dokumentów

4. Eksport danych i archiwizacja (Delivery to ERP & Archives)

• Dostarczanie wyników OCR do systemów ERP, aplikacji budżetowych i baz danych

• Zautomatyzowane indeksowanie faktur według pól kluczowych, aby zapewnić szybki i łatwy dostęp do obrazu dokumentu

• Konwersja obrazów do formatów archiwalnych i dostarczanie do systemów zewnętrznych w celu długotrwałego przechowywania

Funkcjonalność

Gotowy do uruchomienia

• Niemal natychmiastowe automatyczne przetwarzanie faktur — bez długiego i trudnego cyklu wdrażania
• Gotowe ustawienia do identyfikowania wszystkich niezbędnych pól danych oraz profile krajów wraz z regułami walidacji i weryfikacji
• Połączenia z różnymi systemami zewnętrznymi umożliwiające integrację z już istniejącym systemami do obsługi procesów finansowych
• Możliwość wdrożenia w centrali jak i w zdalnych lokalizacjach, zapewniając jednolite struktury przetwarzania faktur w firmach globalnych. Rozwiązanie jest idealne dla firm posiadających liczne jednostki współpracujące z dostawcami, którzy różnią się między sobą lub są zarejestrowani w różnych krajach
• Różnorodność stacji, modułów i narzędzi – wszystko da się łatwo połączyć w zależności od potrzeb

Wejście wielokanałowe

• Obsługa wielu kanałów wejściowych: email, zdjęcie, papier, skan, dokumenty w formie elektronicznej
• Skanowanie faktur w punkcie wejścia (zamiast fizycznego dostarczania dokumentów papierowych z ręki do ręki)

Uczący się

• Kontrolowana technologia douczania na bieżąco umożliwia natychmiastowe poprawianie jakości odczytu podczas przeglądu faktury
• Daje wybranym pracownikom całkowitą kontrolę nad wynikami douczania

Prosty interfejs

• Oszczędność czasu związana z przeglądaniem i poprawianiem faktur, uwaga skierowana jedynie na pola, które wymagają decyzji
• Inteligentne podpowiedzi wartości, podgląd kluczowych pól lub całego dokumentu, opisy problemów

Automatyczne uzgadnianie zamówień i kluczowych danych

• Automatyczne uzgadnianie zamówień i weryfikowanie według głównych baz danych systemu ERP
• Usprawnia przetwarzanie faktur i umożliwia natychmiastowe przetwarzanie procesowanych dokumentów

Zautomatyzowanie przetwarzania

• Możliwość automatycznego ustawienia systemu aby przetwarzane dokumenty były procesowane bez udziału operatora

Archiwizowanie obrazów faktur

• Elektroniczne archiwa obrazów faktur ułatwiają audyty, szybką reakcję na wewnętrzne lub zewnętrzne zapytania
• Zapewnia zgodność z przepisami przechowywania dokumentów finansowych

Bezproblemowa integracja

Niezawodne interfejsy API FlexiCapture i progresywne funkcje obsługi skryptów umożliwiają ścisłą integrację tego narzędzia z każdym systemem klasy ERP, BPM, DMS, ECM takich firm jak SAP, Oracle, Microsoft i wielu innych.

Gotowe konektory do MS SharePoint i narzędzi RPA

ABBYY FlexiCapture posiada gotowe konektory do następujących systemów:

– Microsoft SharePoint

– Appian

– BluePrism

– Laserfiche

– M-Files

– Pega

– UIPath

Parametry techniczne

Dokładne parametry wymagań sprzętowych wersji FlexiCapture 12 Standalone i FlexiCapture 12 Distributed Do pobrania ze strony : https://www.abbyy.com/pl-pl/flexicapture/specifications/

Formaty wejściowe

Rodzaje eksportów i formatów

FlexiCapture zapewnia eksport do:

Plików Programu SharePoint 2003/2007/2010/2013/2016/365

Bazy danych zgodne z ODBC

Dowolnego systemu ERP i przepływu pracy zatwierdzania faktur

Każdej zewnętrznej aplikacji za pomocą niestandardowych modułów skryptowych

FlexiCapture obsługuje eksport do następujących formatów:

Formaty danych wyjściowych: .XML, .TXT, .XLS, .DBF, .CSV.

Formaty wyjściowe obrazów: PDF (tylko obraz, tekst pod obrazem), PDF/A (tylko obraz, tekst pod obrazem), TIFF, JPEG, JPEG2000, PCX, BMP, PNG, DCX.

Rodzaje tekstów

Rodzaje kodów kreskowych

Obsługiwane urządzenia skanujące

ABBYY FlexiCapture for Invoices współpracuje z urządzeniami skanującymi kompatybilne z TWAIN, ISIS i WIA. Takie skanery można znaleźć wśród popularnych modeli oferowanych przez Avision, Brother, Canon, Epson, Fujitsu, HP, Kodak, Konica Minolta, Lexmark, Microtek, Mustek, Oki, Panasonic, Plustek, Ricoh, SHARP, Visioneer, VuPoint, Xerox i wielu innych producentów.

Ceny

Materiały dodatkowe