Prawie każda firma, niezależnie od swojego rozmiaru, generuje i przetwarza znaczne ilości dokumentów, które często są opracowywane przez cały zespół, a nie przez jednego pracownika. Od kilku lat rosnącą popularnością cieszy się model pracy zdalnej lub hybrydowej, co mimo wielu plusów ma także wady, m.in. utrudnienie obiegu papierowych dokumentów. W takich przypadkach warto szukać skutecznych rozwiązań i wdrożyć w firmie technologię OCR, która pozwala na zmianę przyzwyczajeń pracowników, usprawnienie wykonywania zadań, a jednocześnie przynosi spore oszczędności.
Czym jest technologia OCR?
Na samym początku należy wspomnieć, że skrót OCR oznacza optyczne rozpoznawanie znaków (z ang. Optical Character Recognition). Proces ten polega na zamianie drukowanego tekstu na postać cyfrową, co umożliwia automatyczne przeniesienie analogowego dokumentu do programu komputerowego. Zamiana obrazu na tekst jednej strony A4 zajmuje mniej niż minutę, co jest znacznie szybsze, kilkusetkrotnie, niż przepisywanie tekstu przez człowieka. Wykorzystanie tego rozwiązania oznacza, że każda przetworzona automatycznie strona to oszczędność ok. 30 minut. Zastosowanie programu jak np. FineReader PDF, który dzięki technologii OCR, umożliwia nie tylko sprawną digitalizację dokumentów, a także ich edytowanie czy porównywanie. Wykorzystanie optycznego rozpoznawania tekstu pozwala także na uwolnienie pracowników od żmudnej, odtwórczej pracy, dając im przestrzeń na zajmowanie się bardziej merytorycznym zadaniami. To z kolei może przyspieszyć pracę nad rozwojem przedsiębiorstwa i pomóc wypracować mu bardziej atrakcyjne zyski.
Skanowanie OCR — na czym polega?
Aby uniknąć ręcznego przepisywania informacji, wystarczy zeskanować dokument i przetworzyć go wykorzystując oprogramowanie klasy OCR. ABBYY FineReader PDF, jak i podobne programy, odczytuje pismo drukowane na zeskanowanym dokumencie i zapisuje tekst w postaci pliku edytowalnego. Proces rozpoznawania obrazu zazwyczaj obejmuje analizę pliku przekazywanego przez skaner (analiza układu strony poprzez zaznaczenie obszarów rozpoznawanych, tabelek, grafiki, linii i pojedynczych znaków) oraz rozpoznawanie każdego znaku. Odtworzony zostaje nie tylko tekst, ale również krój czcionek, formatowanie akapitów, przenoszone są elementy graficzne (ilustracje, wykresy). Etapy te są mocno z sobą powiązane: analiza układu strony używa informacji o rozpoznanym tekście w celu zapewnienia najwyższego poziomu poprawności analizy. Dzieje się to w tempie nieosiągalnym dla człowieka, który przepisuje informacje ręcznie. Konwersja 1 strony A4 trwa kilka kilkanaście sekund. Poprawność rozpoznawania podczas skanowania OCR przekracza 99,9%, co oznacza, że mniej niż jeden znak na 1000 rozpoznawany jest niepewnie.
OCR — zastosowanie
Tak jak wspomniano wcześniej, aktualnie coraz częściej w siedzibie firm przebywa tylko kilka osób, które zajmują się np. przekazywaniem poczty do pracowników. Zamiast ręcznie kopiować i opisywać każdy plik w e-mailach wysyłanych do poszczególnych osób lub działów, mogą zeskanować dokument, przetworzyć go za pomocą skanowania OCR, dodać niezbędne komentarze, zabezpieczyć, wprowadzić do systemu i przesłać dalej. Usprawniony, elektroniczny, obieg dokumentów pozwala uniknąć zagubienia lub pominięcia ważnych dokumentów, a szybkie wyszukiwanie potrzebnych pism czy ich fragmentów eliminuje potrzebę przeszukiwania segregatorów.
Dzięki wykorzystaniu np. FineReader PDF można sprawnie i trwale usunąć z dokumentu dane osobowe czy informacje wrażliwe, zachowując jednocześnie jego oryginalną strukturę, np. tabele. Program do edycji dokumentów PDF umożliwia szybsze przesłanie danych do systemu czy przekierowanie plików do właściwych działów i odbiorców, co zwiększa efektywność pracy.
Dzięki dużej precyzji rozpoznawania znaków technologia OCR znajduje zastosowanie w niemal każdej firmie. Przedsiębiorcy mogą wykorzystać go m.in. do usprawnienia obiegu dokumentów między pracownikami czy stworzenia cyfrowego archiwum. Pozwala to zaoszczędzić miejsce, które jest potrzebne do przechowywania papierowych dokumentów.
Zalety technologii OCR
Współcześnie programy do optycznego rozpoznawania tekstów są wykorzystywane głównie w firmach i instytucjach publicznych, gdzie ułatwia pracę biurową. Oszczędność czasu nie jest jednak jedyną zaletą technologii OCR. Inne korzyści płynące z jej wykorzystania to:
- redukcja liczby pomyłek – wysoki poziom poprawności rozpoznawania tekstu, co eliminuje błędy popełniane przez pracowników podczas przepisywania dokumentów,
- sprawniejszy obieg dokumentów w firmie – oprogramowanie umożliwia zapisanie zeskanowanych dokumentów w formacie np. PDF, a następnie przekazanie ich drogą elektroniczną do dowolnego pracownika czy klienta,
- automatyzacja procesu biznesowego – zdefiniowane słowa zawarte w zeskanowanym dokumencie mogą pomóc w przydzielaniu zapisanych plików do właściwych komórek, jednostek czy oddziałów firmy i korzystnie wpływać na szybkość rozpatrzenia spraw,
- zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych, ponieważ przetwarzane dokumenty są przechowywane w wersji cyfrowej i mogą być skutecznie ochronione przed nieautoryzowanym dostępem lub kradzieżą, są także mniej narażone na zniszczenia np. przez zalanie czy pożar, zwłaszcza gdy zapisano je w chmurze, a nie na pojedynczym komputerze.
Z digitalizacją dokumentów wiąże się jeszcze jedna korzyść – redukcja liczby zarówno wykorzystanych kartek papieru, jak i akcesoriów biurowych. Stosując system OCR, firma może być bardziej konkurencyjna, a także podkreślić swoją dbałość o środowisko. To kolejne powody, dla których skanowanie OCR powinno znaleźć zastosowanie w firmach i instytucjach, które na co dzień mają do czynienia z dużą ilością dokumentów.
Dlaczego warto wybrać ABBYY?
Rozpoznawanie obrazu przez rozwiązania ABBYY oparte jest na technologii IPA. Jak to działa? System OCR generuje hipotezę na temat rozpoznawanego obiektu (znak, część znaku, kilka zlepionych znaków – ligatura), a następnie akceptuje je lub odrzuca, próbując krok po kroku znaleźć wszystkie elementy struktury znaku i relacje między nimi. Te elementy struktury są komputerowymi odpowiednikami fragmentów znaków odpowiedzialnych za ich rozpoznawanie przez człowieka (łuki, okręgi, kropki, itp.). Następnie program dopasowuje je do tekstu – używając informacji uzyskanych podczas rozpoznawania pierwszych poprawnie rozpoznanych znaków.
Zastosowanie technologii IPA daje szereg korzyści dla firm. Do najważniejszych zalicza się:
- wysoką dokładność, nawet w przypadku skomplikowanych lub zniekształconych obrazów,
- szybkość, co czyni ją idealną do zastosowań wymagających sprawnego przetwarzania dużych ilości danych,
- skalowalność,
- wszechstronność — IPA można stosować do rozpoznawania szerokiej gamy znaków, w tym liter, cyfr, symboli i znaków azjatyckich,
- odporność na szumy ISO i inne zakłócenia w obrazie, co umożliwia rozpoznawanie tekstów nawet z niskiej jakości obrazów,
- szybka i efektywna integracja z innymi systemami.
Warto także wspomnieć, że rozwiązania oferowane przez ABBYY doskonale radzą sobie z językiem polskim oraz językami programowania. Dzięki temu mogą być wykorzystywane bardzo szeroko – OCR program przyda się nie tylko firmom, ale również bibliotekom, które część swoich zbiorów chcą zaoferować w formie zdigitalizowanej. Także użytkownicy indywidualni, zamierzający założyć firmę czy działający jako freelancerzy, powinni zainteresować się tą technologią – mogą dzięki niej uniknąć wysyłania dokumentów w formie papierowej.