Format PDF jest aktualnie znany na całym świecie. Korzystamy z niego na co dzień, zarówno w prywatnym życiu, jak i podczas wykonywania obowiązków zawodowych. Często nie tylko czytamy czy przeglądamy pliki, ale wykonujemy na nich bardziej skomplikowane działania. Weźmy pod lupę, jak pliki PDF wykorzystywane są w średnich i dużych firmach i jak FineReader PDF sprawdza się podczas pracy z tego typu dokumentami.
O formacie PDF
O formacie PDF pisaliśmy już na naszym blogu w artykule „PDF — co to za format? 10 ciekawostek na temat formatu PDF”. Warto jednak przypomnieć, że jest to typ pliku, który używany jest do wymiany dokumentów elektronicznych. Mogą być poprawnie wyświetlane na każdym urządzeniu, włącznie ze smartfonami i tabletami. Przekazując pliki w tym formacie, zyskuje się pewność, że inni będą w stanie je otworzyć i przeczytać na urządzeniach różnych marek i z każdym systemem operacyjnym. Istnieje także wersja tego formatu stworzona do długoterminowego archiwizowania dokumentów cyfrowych — PDF/A. Wyklucza ona niektóre funkcje PDF, aby zapewnić integralność oraz prawidłowe wyświetlanie pliku, bez utraty jego pierwotnej zawartości. Te właściwości sprawiają, że format PDF jest jednym z najwygodniejszych formatów przechowywania dokumentów dla organizacji.
Wykorzystanie PDF-ów w firmach
Jak wynika z wielu przeprowadzonych ankiet, badań czy obserwacji w naszej firmie, PDF jest jeszcze bardziej popularny, niż się spodziewaliśmy, ponieważ co drugi pracownik biurowy regularnie korzysta z tego formatu. W wielu przypadkach przeglądanie PDF-ów nie jest jedynym zadaniem w pracy z plikami. Wśród częstych czynności wymieniane są:
- przeszukanie dokumentu PDF w celu znalezienia konkretnych informacji,
- kopiowanie danych z dokumentów,
- modyfikowanie plików, dodawanie, usuwanie i zmienianie kolejności stron,
- wprowadzanie drobnych zmian w tekście dokumentu PDF — poprawa literówek oraz błędów,
- łączenie wielu plików w różnych formatach w spójny PDF.
Dzięki bezpłatnemu oprogramowaniu do plików PDF użytkownicy mogą otwierać dokument, odnaleźć określony ciąg tekstowy i czasami skopiować zawartość do schowka. Jednak pozostałe czynności wymagają bardziej zaawansowanego oprogramowania.
Co gdy darmowe narzędzia do PDF sobie nie radzą?
Proste aplikacje do przeglądania PDF-ów bardzo często nie są odpowiednimi narzędziami do poprawiania literówek w plikach, a także łączenia kilku różnych dokumentów w jeden spójny PDF. Nie są one także w stanie skutecznie obsługiwać plików PDF utworzonych za pomocą skanera. Problem z zeskanowanymi dokumentami polega na tym, że nie zawierają one warstwy tekstowej. Są to po prostu obrazy stron papierowych, jakby były sfotografowane aparatem cyfrowym. Warto jednak wiedzieć, że można znaleźć stosunkowo niedrogą odpowiedź na wiele potrzeb pracowników biurowych małych i dużych firm w zakresie działania z plikami PDF — FineReader PDF to rozwiązanie, które pozwala na podstawowe oraz bardziej zaawansowane działania z dokumentami w tym formacie. Umożliwia m.in.:
- przekształcanie plików PDF na przeszukiwalne wersje,
- wyodrębnienie treści z zeskanowanych plików dzięki wykorzystaniu OCR (optycznego rozpoznawania znaków),
- edytowanie zawartości oraz modyfikowanie struktury plików PDF,
- scalanie różnych dokumentów w plik PDF.
Z punktu widzenia pracowników średnich i dużych przedsiębiorstw dodatkowymi ważnymi funkcjami FineReader PDF są także: możliwość zabezpieczenia pliku hasłem przed jego otworzeniem, modyfikowaniem lub drukowaniem przez nieuprawnione osoby, automatyczne porównywanie dwóch wersji dokumentów oraz możliwość anonimizowania plików przed ich dalszą obróbką, przesłaniem.
PDF staje się ważnym formatem do pracy z dokumentami w biurze, dlatego warto zadbać o oprogramowanie, które jest zarówno łatwe w użyciu, jak i wystarczająco zaawansowane, aby obsługiwać wszystkie rodzaje plików, w tym zeskanowane, szczególnie gdy potrzeby pracy z dokumentami w wersji elektronicznej są coraz większe.