W branży spożywczej, gdzie procesy i jakość są kluczowe dla sukcesu przedsiębiorstwa, skuteczne zarządzanie dokumentacją jest niezbędne. Firmy działające w tej branży często napotykają na liczne wyzwania związane z różnorodnością przetwarzanych dokumentów. Warto jednak wiedzieć, że dzięki FineReader PDF można polepszyć i usprawnić działania dotyczące tych zadaniami. Co o naszym oprogramowaniu mówi jeden z Klientów? Dlaczego postawił na nas po przetestowaniu rozwiązań dostępnych na rynku?
Problemy branży spożywczej w pracy z dokumentami
Firmy działające w branży spożywczej, zajmujące się produkcją, napotykają szereg wyzwań związanych z dokumentacją. Jednym z największych jest różnorodność przetwarzanych dokumentów. Pracownicy biurowi muszą zarządzać ich wieloma rodzajami, m.in. dokumentacją: produkcyjną, dotyczącą jakości i bezpieczeństwa żywności, systemu traceability, magazynową, związaną z transportem i logistyką, a także dokumentami zatrudnionych pracowników. W ciągu jednego dnia pracy konieczne jest przetwarzanie bardzo dużej liczby plików PDF, czasem kilku jednocześnie.
Warto także pamiętać, że branża spożywcza podlega licznym regulacjom prawnym, które często ulegają zmianom. Firmy są zobowiązane do stałego monitorowania aktualizacji oraz modyfikowania swojej dokumentacji w celu zachowania zgodności z obowiązującymi przepisami.
Błędy w dokumentach mogą mieć poważne konsekwencje, takie jak wstrzymanie produkcji, kary administracyjne i finansowe, a nawet pogorszenie wizerunku firmy. W związku z tym warto zadbać o pomoc w zarządzaniu dokumentacją, np. poprzez wdrożenie FineReader PDF, tak jak jeden z naszych Klientów z branży produkcji spożywczej.
Dlaczego nasz Klient z branży spożywczej wybrał FineReader PDF?
W tym case study mowa o dużej firmie słupskiej produkującej żywność. Największym problemem zatrudnionych w niej pracowników biurowych były ograniczone możliwości działania z dokumentami oraz poświęcenie sporej ilości czasu na pracę z plikami PDF. Decydując się na wdrożenie w przedsiębiorstwie rozwiązania do edycji plików PDF oraz ich OCR-owania przeprowadzono testy kilku rozwiązań dostępnych na rynku.
Jakie były pierwsze wrażenia, po skorzystaniu z triala FineReader PDF? Zwrócono uwagę na 5 aspektów:
- intuicyjne menu, przyjazne dla użytkownika, które pozwalało na działanie z programem bez konieczności przeprowadzania szkoleń;
- skuteczne działanie OCR, mała liczba błędów podczas digitalizacji dokumentów;
- zestaw funkcji dopasowanych do potrzeb przedsiębiorstwa;
- możliwość zakupu licencji zbiorczej jednoczesnego dostępu, która pozwala na wdrożenie oprogramowania centralnie na dowolnej liczbie stacji roboczych, a liczba jednoczesnych użytkowników korzystających z programu jest ograniczona;
- dobra cena.
Na decyzję o wybraniu FineReader PDF jako rozwiązania do wdrożenia w firmie wpłynął z pewnością także fakt, że decydent wykorzystuje nasze rozwiązanie w celach prywatnych od ponad 20 lat.
Aktualnie u Klienta z oprogramowania korzysta 16 osób, a najczęściej wykorzystywane przez nich funkcje to: korekta dokumentów PDF oraz skanów, zmiana ich zawartości, wyglądu, a także podpisywanie. Dzięki wykorzystaniu oprogramowania skrócił się czas potrzebny na wykonanie działań z dokumentami. Teraz może być wykorzystany na inne, bardziej kreatywne zadania. Zmniejszone zostało także ryzyko błędów, a gdy się pojawią — jest możliwość ich szybkiej i łatwej poprawy.