Praca z dokumentami może być wydajna i prosta, dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu oferowanemu przez ABBYY. Co można robić z dokumentami zapisanymi w formacie PDF, korzystając z produktów ABBYY? Sprawdzamy, jak zmienić tekst w PDF, jak go edytować, a następnie zapisać go w formatach Word czy Excel.
Pierwszy etap – zmiana tekstu w PDF
Użytkownik, który otrzymuje dokument zapisany w formacie PDF, z reguły nie ma możliwości jego modyfikowania. Alternatywą zarówno dla drukowania dokumentu i ręcznego nanoszenia na nim dopisków, jak i kopiowania treści do edytowalnego pliku, jest skorzystanie z oprogramowania ABBYY FineReader PDF 15.
Wykorzystując oprogramowanie ABBYY FineReader PDF 15, użytkownik może dostosować otrzymany dokument do własnych potrzeb. Możliwe jest m.in.:
- komentowanie wybranych fragmentów tekstu,
- zmiana kolejności akapitów,
- usuwanie mniej istotnych informacji czy grafik,
- dodawanie numerów stron, nagłówków czy zakładek,
- edytowanie tekstu w tabelach.
Rozbudowane narzędzia modyfikacji dokumentów sprawiają, że oprogramowanie ABBYY FineReader PDF 15 ma bardzo szerokie zastosowanie. Może być używane m.in. w firmach, w których pracuje się zespołowo, w kancelariach prawniczych czy przy nauce zdalnej – wszędzie tam, gdzie wiele osób korzysta z dokumentów w formacie PDF.
Jak poprawić tekst w PDF – kolejny krok
Narzędzie ABBYY FineReader PDF 15 pozwala również poprawić tekst. Wystarczy otworzyć dokument (otrzymany np. od współpracownika), aby go zmodyfikować czy dodać niezbędne fragmenty tekstu. Edytowanie tekstu w PDF jest intuicyjne, a użytkownik może swobodnie modyfikować dokument, m.in. zmieniając kolejność akapitów, dodając lub usuwając tekst czy tworząc nowy dokument na podstawie otrzymanego pliku PDF.
W przypadku wielostronicowych dokumentów edytowanie tekstu w PDF może polegać na zamianie wybranych słów na inne. Oprogramowanie ABBYY FineReader PDF 15 pozwala na przeszukiwanie dokumentów, dzięki czemu możliwe jest szybkie zlokalizowanie poszukiwanych fraz, a następnie ich podmiana. Inaczej mówiąc, nie jest konieczne czytanie całego dokumentu, a jednocześnie ryzyko, że niektóre frazy zostaną pominięte, zostaje ograniczone do minimum.
Czy można zmienić PDF na .doc?
Możliwość poprawienia pliku PDF nie zawsze wystarcza – czasem konieczne jest zapisanie dokumentu w wersji edytowalnej, w formacie choćby .doc. Oprogramowanie ABBYY FineReader PDF 15 umożliwia przekonwertowanie pliku PDF na plik w formacie .doc za pośrednictwem zaledwie kilku kliknięć. Jak to zrobić?
Po otwarciu programu ABBYY FineReader PDF 15 wystarczy tylko wybrać opcję „Przekonwertuj na format Microsoft Word”. W kolejnych krokach należy:
- wybrać dokument w formacie PDF, który ma zostać zapisany w formacie .doc,
- określić formatowanie – w tym przypadku wystarczy wskazać, że jest to kopia do edycji,
- określić język OCR.
Zmiana PDF na .doc zajmuje zaledwie chwilę. Ogromną zaletą technologii ABBYY jest to, że konwersja dokumentów z PDF na .doc cechuje się dużą precyzją. Zarówno struktura, jak i układ tekstu zostają zachowane. To z kolei eliminuje konieczność wprowadzania poprawek i pozwala na szybką edycję tekstu zgodnie z potrzebami.
Jak przekonwertować PDF na Excel?
Zarówno zeskanowane dokumenty zapisane w PDF, jak i pliki utworzone w formacie PDF można przekonwertować na plik Excel. Umożliwia to technologia wykorzystywana przez ABBYY. Aby przekonwertować pliki, wystarczy:
- uruchomić program ABBYY FineReader PDF 15,
- wybrać „Konwertuj na format Microsoft Excel”,
- wybrać plik, który ma zostać przekonwertowany na dokument Excel.
Zaletą rozwiązań stworzonych przez firmę ABBYY jest możliwość łączenia wielu plików w jeden dokument. Przed połączeniem plików można też zmienić ich kolejność. Użytkownik może wybrać parametry konwersji (np. jakość obrazu).
Konwertowanie PDF na Excel jest – podobnie jak konwersja PDF na .doc – intuicyjne w obsłudze. Użytkownicy nie muszą przechodzić kursu, aby poradzić sobie z konwertowaniem plików PDF do wybranych formatów docelowych.
Jak zeskanować do PDF?
Do firm czy urzędów codziennie wpływają liczne dokumenty w formie papierowej. Jeżeli to samo pismo przechodzi przez ręce co najmniej kilku pracowników, to pracę można usprawnić, skanując je do formatu PDF. Jak skanować do PDF dokument w formie papierowej? Można to zrobić na kilka sposobów, np. wykonując następujące czynności:
- otworzyć program ABBYY FineReader PDF 15,
- wybrać zakładkę „Skanuj”,
- wybrać opcję „Skanowanie do PDF”.
Oprogramowanie ABBYY pozwala użytkownikowi określić również parametry konwersji, w tym przede wszystkim wybrać jakość obrazu i język OCR, zdecydować o kompresji MRC (pozwala ona zmniejszyć rozmiar pliku bez zauważalnej utraty jakości obrazu) oraz wstępnym przetwarzaniu (np. orientacja strony).
Po zakończeniu skanowania dokument zostanie przekonwertowany do pliku PDF i otwarty w edytorze OCR. W rezultacie użytkownik może na nim pracować, w tym zapisać go w formacie .doc lub edytować jego treść, dodać komentarze i następnie udostępnić innym współpracownikom.