Ochrona danych osobowych stała się nieodzownym elementem zabezpieczania wrażliwych informacji, zwłaszcza w dobie cyfryzacji i rosnącej liczby zagrożeń związanych z cyberprzestępczością. Proces ten odgrywa kluczową rolę w ochronie prywatności i spełnianiu wymogów regulacyjnych, takich jak RODO. W artykule omówione zostaną zarówno techniczne aspekty, jak i praktyczne porady dotyczące jego stosowania, w tym wskazówki jak szyfrować dane osobowe, a także znaczenie odpowiednich algorytmów i narzędzi, które pomagają zabezpieczyć pliki zawierające dane osobowe.
Na czym polega szyfrowanie danych osobowych i w jakim celu się je szyfruje?
Szyfrowanie danych osobowych polega na przekształceniu czytelnej informacji (tzw. tekstu jawnego) w nieczytelną formę (tzw. tekst zaszyfrowany), która może być odczytana jedynie przez osoby posiadające odpowiedni klucz deszyfrujący. Proces ten wykorzystuje algorytmy kryptograficzne, które zapewniają bezpieczeństwo danych, gwarantując, że bez znajomości klucza ich odczytanie jest praktycznie niemożliwe.
Celem szyfrowania danych osobowych jest ochrona poufności tych informacji, zwłaszcza danych wrażliwych, takich jak imię i nazwisko, numere telefonu, adres e-mail, jeśli zawiera nazwisko, numer PESEL, dane dotyczące lokalizacji czy informacje genetyczne i biometryczne, które jednoznacznie identyfikują osobę, numer konta bankowego. Szyfrowanie zapewnia, że dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione, co chroni przed ich nieautoryzowanym dostępem, kradzieżą lub niewłaściwym wykorzystaniem. Jest to szczególnie istotne podczas przesyłania danych przez sieci teleinformatyczne oraz ich przechowywania na nośnikach, takich jak dyski twarde, serwery czy zasoby chmurowe. Dzięki stosowaniu odpowiednich technik szyfrowania, można znacząco zmniejszyć ryzyko wycieku danych, co ma kluczowe znaczenie w kontekście ochrony prywatności oraz zgodności z obowiązującymi przepisami, w tym z RODO (GDPR) i krajowymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
W związku z tym szyfrowanie chroni przed:
- kradzieżą tożsamości,
- wyciekiem danych,
- nieuprawnionym dostępem.
Szyfrowanie danych osobowych jest niezwykle ważnym narzędziem w dzisiejszym świecie, gdzie nasze dane są ciągle zbierane i przechowywane cyfrowo. Dzięki szyfrowaniu możemy mieć pewność, że nasze dane są bezpieczne i chronione przed nieuprawnionym dostępem.
Szyfrowanie danych osobowych a przepisy RODO
Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, nazywane także w skrócie RODO, nakłada na administratorów danych obowiązek stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu ochrony danych osobowych. Szyfrowanie jest jednym z kluczowych narzędzi rekomendowanych przez rozporządzenie w kontekście zapewnienia bezpieczeństwa danych.
RODO wprost nie nakazuje szyfrowania danych osobowych, ale traktuje je jako jeden ze środków, które mogą zostać zastosowane w zależności od charakteru informacji, zagrożeń oraz dostępnych technologii. Zgodnie z artykułem 32 RODO, administratorzy i przetwarzający dane muszą wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa, uwzględniając m.in. ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Szyfrowanie pozwala na zmniejszenie tego ryzyka, a w niektórych przypadkach – jak np. wyciek zaszyfrowanych danych – może ograniczyć odpowiedzialność administratora.
Co ważne, gdy zaistnieje naruszenie ochrony danych osobowych UODO może nałożyć karę do 20.000.000 euro.
Kto musi chronić dane osobowe?
Ochrona danych osobowych to obowiązek wielu podmiotów. Każdy, kto przetwarza dane osobowe, ma obowiązek zapewnić ich bezpieczeństwo. Dotyczy to zarówno dużych korporacji, jak i małych firm, a nawet osób prywatnych, jeśli przetwarzają dane w związku z prowadzoną przez siebie działalnością. Do najważniejszych zalicza się:
- administratorów danych osobowych (firmy, instytucje publiczne, organizacje non-profit itp.),
- podmioty przetwarzające dane osobowe (np. firmy hostingowe, biura rachunkowe, dostawcy usług IT).
- Organy państwowe i samorządowe.
Jak zaszyfrować dane osobowe?
Szyfrowanie dokumentów i zawartych w nich informacji można realizować ręcznie lub za pomocą dedykowanego oprogramowania. Metody ręczne, takie jak korzystanie z wbudowanych narzędzi systemowych, np. BitLocker w Windows lub FileVault w macOS, umożliwiają szyfrowanie dysków i folderów. Bardziej zaawansowani użytkownicy mogą używać narzędzi takich jak OpenSSL do ręcznego szyfrowania plików. Z kolei zautomatyzowane rozwiązania, takie jak VeraCrypt, AxCrypt czy 7-Zip, oferują wygodne i intuicyjne opcje szyfrowania zarówno pojedynczych plików, jak i całych dysków. Cryptomator umożliwia szyfrowanie w chmurze, a GnuPG jest przydatny do szyfrowania wiadomości e-mail i plików na podstawie kluczy asymetrycznych. Każdy sposób szyfrowania danych ma swoje zastosowanie w zależności od tego, czy chcemy zabezpieczyć całe urządzenia, konkretne pliki, czy też dane przesyłane drogą elektroniczną.
Więcej informacji o tym jak szyfrować pliki i dokumenty, znajdziesz na naszym blogu.
Szyfrowanie danych osobowych w plikach PDF
Szyfrowanie informacji osobowych w plikach PDF za pomocą programu ABBYY FineReader PDF jest prostym procesem, który pozwala na zabezpieczenie dokumentów zawierających wrażliwe informacje, np. raportów, faktur czy umów. Jednym z głównych elementów ochrony jest możliwość dodania hasła do pliku PDF, co zapobiega nieautoryzowanemu dostępowi. Użytkownik może ustawić hasło zarówno do otwarcia pliku, jak i do jego edycji lub drukowania. Dodatkowo istnieje opcja skonfigurowania uprawnień, takich jak ograniczenie kopiowania tekstu czy obrazów z dokumentu, co zwiększa poziom bezpieczeństwa.
FineReader PDF wykorzystuje algorytmy szyfrowania zgodne z najnowszymi standardami bezpieczeństwa, w tym szyfrowanie AES, zapewniając wysoki poziom ochrony. Dzięki temu użytkownik może ręcznie dostosować opcje szyfrowania podczas zapisywania dokumentu w formacie PDF, co sprawia, że narzędzie to jest wyjątkowo wygodne i skuteczne w zabezpieczaniu plików zawierających dane osobowe.
FineReader PDF wykorzystuje algorytmy szyfrowania zgodne z najnowszymi standardami bezpieczeństwa, w tym szyfrowanie AES, zapewniając wysoki poziom ochrony. Dzięki temu użytkownik może ręcznie dostosować opcje szyfrowania podczas zapisywania dokumentu w formacie PDF, co sprawia, że narzędzie to jest wyjątkowo wygodne i skuteczne w zabezpieczaniu plików zawierających dane osobowe.
Podsumowanie
Szyfrowanie danych osobowych stanowi kluczowy element ochrony prywatności oraz spełniania wymogów RODO, ponieważ zapewnia ich bezpieczeństwo, nawet w przypadku nieuprawnionego dostępu. W artykule omówiono różne metody szyfrowania, takie jak szyfrowanie pełnego dysku, plików i danych w chmurze, które mogą być dostosowane do potrzeb różnych podmiotów — od małych firm po duże organizacje. Szyfrowanie to narzędzie, które, odpowiednio zastosowane, może minimalizować ryzyko naruszeń oraz ograniczyć odpowiedzialność administratora danych. Na koniec podkreślono, że ABBYY FineReader PDF oferuje efektywne rozwiązania do szyfrowania dokumentów, co może wspierać firmy w ochronie danych osobowych zgodnie z najnowszymi standardami bezpieczeństwa.