Zmiany w Kodeksie pracy, które weszły w życie w tym miesiącu, dają szersze możliwości skorzystania z pracy zdalnej przez pracowników. W jaki sposób można ułatwić im wykonywanie obowiązków z domu oraz przyspieszyć działanie przy zachowaniu maksymalnej wydajności? Przede wszystkim konieczne jest zapewnienie narzędzia, które pozwoli im na bezpieczne i skuteczne przetwarzanie, współpracę oraz udostępnianie dokumentów w administracji publicznej.
Zapoznaj się z programem FineReader — skutecznym narzędziem do pracy w domu
Aby wykonywać efektywnie działania związane z dokumentami podczas pracy zdalnej, ważne jest, aby wykorzystywane oprogramowanie posiadało zestaw praktycznych funkcji. Jakie są niezwykle ważne dla administracji?
Cyfrowe wersje dokumentów
FineReader umożliwia bezpieczną konwersję dokumentów na postać cyfrową, dzięki czemu stają się one łatwo dostępne w wewnętrznej sieci. W takiej formie możliwe jest efektywne wyszukiwanie danych w pliku i wielokrotne wykorzystanie. Jeśli Twoja organizacja potrzebuje digitalizacji dużej liczby dokumentów, warto rozważyć skorzystanie z FineReader Server — rozwiązania automatyzującego proces konwersji dużych ilości danych.
Skuteczne narzędzia do współpracy
FineReader to efektywne narzędzie do współpracy, umożliwiające konwersję zeskanowanych obrazów na format PDF z możliwością wyszukiwania za pomocą kilku kliknięć. Możliwe jest komentowanie i udostępnianie plików innym pracownikom. Oprogramowanie w wersji Corporate pozwala na porównywanie różnych wersji dokumentów, także tych zapisanych w różnych formatach, co pozwala szybko odnaleźć różnice w tekście. Rozbieżności mogą być zaznaczone lub zebrane w odrębnym pliku.
Bezpieczne udostępnianie
Już wersja Standard oprogramowania zapewnia nie tylko ułatwienie pracy, ale również daje gwarancję bezpieczeństwa podczas udostępniania dokumentów. Oprogramowanie umożliwia skuteczną ochronę przed nieautoryzowanym dostępem do przesyłanych przez Internet plików. Zastosowanie szyfrowania z ochroną hasła stanowi proste i niezawodne zabezpieczenie. Możliwe jest zablokowanie całych plików PDF, uniemożliwiając ich otwieranie bez podania hasła lub blokowanie wybranych operacji, takich jak kopiowanie, edycja czy drukowanie. Ponadto FineReader pozwala na anonimizowanie danych zawartych w dokumentach, dzięki czemu działa się zgodnie z wymaganiami RODO.
Jakie problemy pomoże rozwiązać praca z FineReader?
FineReader oferuje wiele korzyści, takich jak brak konieczności przekazywania fizycznej wersji dokumentów, co pozwala na uniknięcie bezpośredniego kontaktu między pracownikami. Jest to szczególnie ważne w okresie wzmożonego zachorowania na choroby zakaźne. Dokumenty są dostępne w wirtualnym obiegu i mogą być przesyłane e-mailowo lub udostępniane wielu osobom na serwerze, co eliminuje konieczność przeszukiwania fizycznych archiwów. To szczególnie istotne w pracy zdalnej. Program umożliwia współpracę wielu osób nad jednym dokumentem, w tym edycję plików, komentowanie.
FineReader zapewnia anonimizację danych zgodnie z przepisami RODO, niezależnie od tego, czy są przechowywane w archiwum cyfrowym, czy udostępniane osobom trzecim. Pliki PDF mogą być łatwo zabezpieczone hasłem, co pozwala na ich bezpieczne udostępnianie oraz zmniejszenie ryzyka wycieku wrażliwych danych podczas przekazywania plików.
Warto zaznaczyć, że w pracy administracyjnej bardzo przydatnymi funkcjonalnościami oprogramowania FineReader są możliwość szybkiego porównania dokumentów bez konieczności manualnej weryfikacji każdego znaku, a także edytowania czy kopiowania treści ze zeskanowanych dokumentów. Ponadto program pozwala na tworzenie interaktywnych formularzy z: polami umożliwiającymi wpisywanie treści, listami rozwijanymi, pytaniami wielokrotnego wyboru, przyciskami i innymi praktycznymi funkcjami.
Na samym końcu warto podkreślić, że jedna licencja programu FineReader w jednostce organizacyjnej daje możliwość legalnego korzystania z oprogramowania przez wszystkich pracowników.
Kolejnym z dowodów na to, że FineReader to doskonałe oprogramowanie dla administracji publicznej jest wyróżnienie go w plebiscycie Produkt Roku 2022 organizowanym przez ceniony magazyn „IT w Administracji”. Więcej informacji na ten temat znajduje się tutaj.
Zainteresowany, zainteresowana zakupem oprogramowania FineReader do swojej instytucji? Zapraszamy do kontaktu finereader@finereader.pl.