Aktualnie w organizacjach ilość generowanych i przetwarzanych danych stale rośnie, a technologie związane z automatyzacją przetwarzania dokumentów stają się kluczowymi elementami poprawy efektywności operacyjnej oraz szybkości i precyzji analizy informacji. W tym kontekście dwa często wykorzystywane rozwiązania to OCR (Optical Character Recognition) oraz IDP (Intelligent Document Processing). Chociaż obie te technologie mają na celu ułatwienie zarządzania dokumentami, różnice między nimi są kluczowe w zrozumieniu ich zastosowań i potencjalnych korzyści dla organizacji.
Co to jest IDP?
IDP to zaawansowana technologia cyfrowego przetwarzania dokumentów wykorzystująca m.in. sztuczną inteligencję (AI), optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), przetwarzanie języka naturalnego (NLP) i uczenie maszynowe (ML). Celem jest zautomatyzowanie wielu zadań związanych z przetwarzaniem dokumentów, takich jak ekstrakcja informacji, klasyfikacja dokumentów, analiza treści, porządkowanie danych czy nawet podejmowanie decyzji na podstawie treści dokumentów.
IDP jest potężną technologią, która może usprawnić procesy przetwarzania dokumentów w wielu branżach.
Dlaczego warto wykorzystywać IDP?
Jedną z najważniejszych zalet IDP jest poprawa efektywności operacyjnej w przetwarzaniu dokumentacji. Technologia ta automatyzuje procesy związane z przetwarzaniem dokumentów, co prowadzi do zwiększenia efektywności poprzez redukcję czasu potrzebnego do ręcznego przetwarzania i analizy dokumentów. Dodatkowo minimalizuje ryzyko błędów ludzkich związanych z ręcznym wprowadzaniem danych.
Co ważne w dzisiejszym dynamicznym świecie, Intelligent Document Processing umożliwia szybsze przetwarzanie dokumentów, co skraca czas pracy i pozwala na szybsze podejmowanie decyzji opartych na danych zawartych w dokumentach. Dzięki automatyzacji rutynowych zadań związanych z plikami, pracownicy mogą skoncentrować się na bardziej wartościowych działaniach, które wymagają kreatywności i analitycznego myślenia.
Automatyzacja procesów za pomocą IDP może prowadzić do znacznej redukcji kosztów związanych z ręcznym przetwarzaniem dokumentów i ewentualnymi błędami.
Czym jest OCR?
OCR nazywane także optycznym rozpoznawaniem znaków to technologia, która umożliwia konwersję obrazów testowych na tekst czytelny przez maszyny. Oznacza to, że można zeskanować dokument lub zrobić mu zdjęcie, a następnie wykorzystać program OCR (np. FineReader PDF), aby zmienić obraz na tekstowy, który można edytować, przeszukiwać i archiwizować.
Technologię tę można wykorzystać do digitalizacji dokumentów, dzięki czemu będą one łatwiej dostępne dla wszystkich członków organizacji, a ryzyko ich zagubienia lub zniszczenia będzie zredukowane praktycznie do zera. To jednak nie wszystkie korzyści wykorzystania technologii OCR w organizacji — więcej informacji znajdziesz tutaj: OCR — technologia, zastosowanie.
Kluczowe różnice między IDP i OCR
OCR i IDP to dwie różne technologie, które mogą być wykorzystywane do automatyzacji przetwarzania dokumentów. OCR jest zazwyczaj tańszym rozwiązaniem, które jest przeznaczone do prostych zadań, takich jak ekstrakcja danych. IDP jest zaawansowanym rozwiązaniem, które może być wykorzystywane do bardziej złożonych zadań, takich jak kategoryzacja dokumentów lub analiza danych.
| Kryterium | Rozpoznawanie tekstu optyczne (OCR) | Inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP) |
| Zakres zastosowań | Ekstraktowanie danych z dokumentów | Wykonywanie szerokiego zakresu zadań związanych z przetwarzaniem dokumentów |
| Jak to działa? | Stosuje algorytmy sztucznej inteligencji do przekształcania analogowych dokumentów w tekst cyfrowy, w tym strukturę i segmentację dokumentów (tekst, obrazy, tabele, kody kreskowe, znaki, podpisy, linie, znaki, czcionki, rozmiary fontów, język itp.) | Wykorzystuje pełny tekst dostarczony przez OCR jako podstawę i stosuje AI, NLP, ML i inne reguły, aby zrozumieć informacje w dokumencie i wyodrębnić otagowane, znaczące dane, które można przekazać do innych aplikacji biznesowych do świadomego podejmowania decyzji |
| Technologie |
|
|
| Koszty | Zazwyczaj tańsze rozwiązanie | Zazwyczaj droższe rozwiązanie |
| Przykłady zastosowań | Ekstrakcja danych z faktur, edytowanie plików PDF, digitalizacja dokumentów | Kategoryzacja dokumentów, analiza danych, automatyzacja procesów biznesowych |
Podsumowanie
IDP i OCR to technologie automatyzujące przetwarzanie dokumentów, lecz różnią się zakresem i poziomem zaawansowania. OCR koncentruje się na konwersji obrazów tekstowych w edytowalny tekst, co jest przydatne do digitalizacji dokumentów i prostych ekstrakcji danych. IDP natomiast integruje OCR z bardziej zaawansowanymi technologiami, takimi jak sztuczna inteligencja, NLP i uczenie maszynowe, umożliwiając kompleksową analizę i kategoryzację dokumentów oraz podejmowanie decyzji na podstawie ich treści.
IDP pozwala organizacjom zwiększać efektywność, minimalizować błędy ludzkie i przyspieszać procesy decyzyjne dzięki automatyzacji rutynowych zadań. Jednocześnie, choć IDP jest bardziej zaawansowane, wiąże się z wyższymi kosztami niż tradycyjne OCR. Obie technologie mogą być kluczowe dla optymalizacji procesów w organizacjach, jednak wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od specyficznych potrzeb i złożoności zadań.