Współczesne przedsiębiorstwa, instytucje i organizacje na co dzień generują ogromne ilości danych cyfrowych, które zawierają nie tylko kluczowe informacje biznesowe, ale również dane klientów, transakcji czy umowy. Zapewnienie ich trwałego i bezpiecznego przechowywania staje się coraz ważniejsze w dynamicznym środowisku technologicznym. Sprawdź, gdzie jest to konieczne oraz jak prawidłowo przeprowadzić długoterminowe przechowywanie dokumentów cyfrowych. Wpływa ono nie tylko na zgodność z przepisami i wymogami prawno-regulacyjnymi, ale także stanowi fundament bezpiecznego i niezawodnego działania instytucji.
Na czym polega długoterminowe przechowywanie dokumentów cyfrowych?
Aby odpowiedzieć na tytułowe pytanie, należy najpierw zrozumieć, czym jest archiwizacja. Wiele osób myli to z tworzeniem kopii zapasowych, więc przejdźmy do szczegółów, aby je rozróżnić. Kopia zapasowa to „migawka” danych w określonym momencie, utworzona w celu przywrócenia ich w przypadku uszkodzenia lub utraty. Z kolei długoterminowe przechowywanie dokumentów cyfrowych odnosi się do strategii gromadzenia plików w sposób zapewniający ich integralność, dostępność i trwałość przez długi okres czasu bez utraty ważnych informacji.
W poniższej tabeli przedstawiono główne różnice pomiędzy kopią zapasową a długoterminowym przechowywaniem dokumentów cyfrowych.
| Kryterium | Kopia zapasowa | Długoterminowe przechowywanie dokumentów cyfrowych |
| Okres przechowywania | Krótkoterminowe przechowywanie — tak długo, jak dane są w aktywnym użyciu | Długoterminowe przechowywanie — wymagany przez regulacje okres lub czas nieokreślony |
| Modyfikacja zawartości | Łatwa; zduplikowane kopie są okresowo nadpisywane | Trudna; dane nie mogą być zmienione lub usunięte |
| Rodzaj zawartości | Nieindeksowana, surowa | Zindeksowana, wyszukiwalna i dostępna |
Chociaż zarówno tworzenie kopii zapasowych, jak i archiwizowanie są ważnymi praktykami w instytucjach wszelkiego typu, nie można ich stosować zamiennie.
Firmy mogą archiwizować zeskanowane dokumenty papierowe, a także:
- pocztę firmową,
- pliki użytkowników,
- zawartość z Microsoft SharePoint lub podobnych narzędzi do współpracy,
- treści z zarządzanych przez firmę narzędzi do synchronizacji i udostępniania plików, takich jak Dropbox.
W jakich instytucjach i branżach konieczne jest długoterminowe przechowywanie dokumentów cyfrowych?
Kiedyś archiwizacja była uznawana za koszt prowadzenia biznesu. Teraz coraz więcej osób zauważa, że pomaga ona obniżyć koszty działalności, dzięki skróceniu czasu pracy przeznaczonego na wyszukiwanie niezbędnych dokumentów czy pomocy w unikaniu kar za nieprzestrzeganie przepisów. Biorąc pod uwagę obecne trendy, głównym celem archiwizacji stanie się analityka. Zasilanie platform analitycznych i sztucznej inteligencji, przechowywanie oraz analiza plików, wyciąganie wniosków z komunikacji z klientami lub pracownikami, proaktywne wykrywanie wewnętrznych problemów i anomalii to tylko kilka widocznych korzyści płynących z szybkiego wdrożenia rozwiązań do archiwizacji informacji.
Oto kilka przykładów instytucji i branż, w których już teraz konieczne jest długoterminowe przechowywanie dokumentów cyfrowych:
- administracja publiczna,
- opieka zdrowotna oraz przemysł farmaceutyczny,
- laboratoria,
- finanse i bankowość, czyli banki, instytucje finansowe, firmy inwestycyjne,
- szkoły, uczelnie i inne instytucje edukacyjne,
- instytucje badawcze,
- przemysł energetyczny i utylizacyjny,
- biblioteki, muzea, archiwa i inne instytucje kulturowe,
- firmy prawnicze,
- przedsiębiorstwa zajmujące się handlem elektronicznym.
Jak prawidłowo przeprowadzić długoterminowe przechowywanie dokumentów cyfrowych?
Prawidłowe przeprowadzenie długoterminowego przechowywania dokumentów cyfrowych wymaga zastosowania odpowiednich strategii i praktyk, które zapewnią integralność, dostępność i trwałość danych przez wiele lat. Na samym początku bardzo ważne jest zdefiniowanie celów długoterminowego przechowywania dokumentów, w tym okres, przez jaki dane muszą być zachowane, wymogi prawne, a także ewentualne ograniczenia. Kolejnym krokiem jest wybranie odpowiednich formatów plików. Bardzo często do tego celu wykorzystywany jest PDF/A — znormalizowana przez ISO wersja Portable Document Format (PDF) przeznaczona do użytku w archiwizacji. Ta wersja różni się od klasycznego formatu PDF brakiem funkcji nieodpowiednich do długoterminowej archiwizacji, a wszystkie informacje, takie jak treść, kolory i czcionki, muszą być osadzone w pliku. Nie mniej ważne w długotrwałej archiwizacji są odpowiednie metadane dla dokumentów, takie jak daty utworzenia oraz ewentualnych modyfikacji i opisy, co umożliwia identyfikację oraz organizację dokumentów w przyszłości. Ponadto należy zabezpieczyć pliki przed nieuprawnionym dostępem, kradzieżą danych i uszkodzeniem poprzez stosowanie odpowiednich protokołów bezpieczeństwa, takich jak szyfrowanie. Wszystkie kroki związane z przechowywaniem dokumentów, w tym wykorzystane technologie, powinny być udokumentowane, aby ułatwić przyszłe zarządzanie i utrzymanie baz danych.
Rozwiązanie firmy ABBYY, FineReader Server, zapewnia zgodność z przepisami rządowymi i korporacyjnymi, automatycznie konwertując duże ilości dokumentów papierowych i cyfrowych na łatwo dostępne, możliwe do przeszukiwania pliki PDF/A. Produkt oparty na serwerze odbiera obrazy dokumentów z folderów pamięci masowej, drukarek wielofunkcyjnych, skanerów lub wiadomości e-mail, a także wykorzystuje technologię optycznego rozpoznawania znaków (OCR), aby automatycznie konwertować skany na formaty cyfrowe. System automatycznie dodaje metadane do dokumentu. Ponadto użytkownik może ręcznie poprawiać te informacje tekstowe lub wprowadzać je samodzielnie. Usługa jest bardzo elastyczna — w zależności od preferencji działa przez całą dobę lub przetwarza dokumenty partiami zgodnie z harmonogramem, aby zoptymalizować wykorzystanie zasobów sprzętowych. Uzyskane w ten sposób zdigitalizowane pliki można zapisać w dowolnej liczbie wcześniej zdefiniowanych miejsc lub dostarczyć do innych aplikacji.