Jak porównać skan umowy z dokumentem w formacie Word

Zarówno w pracy biurowej, jak i życiu prywatnym, porównywanie dokumentów stanowi kluczowy element zapewnienia dokładności i spójności treści. Gdy potrzebujemy zestawić skan umowy z dokumentem w formacie Word, stoimy przed wyborem między ręcznym porównaniem a wykorzystaniem zaawansowanego oprogramowania do rozpoznawania tekstu. Na którą z metod się zdecydować?

 

2 metody porównywania skanu umowy z dokumentem w formacie Word

 

Mimo że rozwiązania technologiczne stale sprawiają, że nasze obowiązki mogą być wykonane szybciej i dokładniej, wiele osób wciąż decyduje się na działanie na tzw. piechotę. W związku z tym dalej popularne jest ręczne porównywanie dokumentów. Pierwszym krokiem, aby zestawić ze sobą skan i dokument w formacie .doc w ten sposób, zazwyczaj jest przejrzenie plików, by zidentyfikować istotne informacje, treść i szczegóły. Następnie skan umowy przepisywany jest ręcznie do edytora tekstowego, przy staraniach, by najwierniej odwzorować jego treść. Następnie w zależności od wykorzystywanego oprogramowania należy porównać obydwie wersje ręcznie lub skorzystać z opcji wykrywania różnic w edytorze tekstowym, jednakże nie każdy program ma taką funkcję.

Drugą z popularnych metod jest wykorzystanie do porównania dwóch dokumentów w różnych formatach oprogramowania do rozpoznawania tekstu. Pierwszy krok to zeskanowanie papierowego dokumentu — można wykorzystać do tego klasyczny skaner, jak i telefon komórkowy. W przypadku niektórych programów, jak np. FineReader, zamiast skanu można także wykonać zdjęcie. Następnie w oprogramowaniu do rozpoznawania tekstu, umożliwiającym porównanie dokumentów, należy otworzyć zeskanowany plik (który automatycznie zostanie przekształcony z grafiki na tekst dzięki technologii OCR) oraz dokument tekstowy lub inny, który chcemy porównać. Po wybraniu komendy Porównaj rozpocznie się proces automatycznego wykrywania różnic.

 

Dlaczego warto wybrać do porównywania skanu umowy z dokumentem w formacie Word oprogramowanie OCR?

 

Oprogramowanie do rozpoznawania tekstu doskonale sprawdza się do porównywania skanów dokumentów z ich wersjami tekstowymi zamiast ręcznego analizowania plików. Wykorzystanie OCR do przekształcania skanów w edytowalny tekst, umożliwia szybkie i dokładne porównanie. Ręczne wykrywanie różnic wymaga dużo czasu, zwłaszcza przy dłuższych dokumentach, co może prowadzić do zmęczenia i popełnienia błędów. Ponadto oprogramowanie może precyzyjnie wskazywać nawet najmniejsze różnice w tekście, co może być trudne do wykonania samodzielnie. Co istotne, gdy treść do porównania występuje w różnych miejscach dokumentów, FineReader PDF posiada funkcję synchronizatora, dzięki której możliwe jest przeszukanie plików i wykrycie treści do porównania, a następnie podczas weryfikacji dostosowywane jest przemieszczanie stron do dokumentu, względem którego wykonujemy porównanie.

Warto jednak zauważyć, że oprogramowanie do rozpoznawania tekstu również nie jest doskonałe i czasami może popełniać błędy przy konwersji. Dlatego zawsze warto dokładnie przejrzeć i zweryfikować uzyskany plik, szczególnie jeśli chodzi o ważne dokumenty, takie jak umowy.

 

Jak FineReader PDF pozwala na porównywanie skanu umowy z dokumentem w formacie Word?

 

Oprogramowanie FineReader PDF wykorzystuje zaawansowane technologie rozpoznawania tekstu (OCR) do porównywania tekstów w plikach PDF. Proces ten można opisać w kilku krokach:

  1. rozpoznawanie tekstu z zeskanowanego pliku, które polega na analizie obrazów zawartych w pliku i konwersji ich na edytowalny tekst;
  2. porównanie tekstu z obu plików w celu znalezienia różnic, co obejmuje zestawianie ze sobą poszczególnych słów, zdań, a nawet układów stron;
  3. wyniki porównania są prezentowane w formie raportu lub graficznie, gdzie różnice są zaznaczone kolorem — można zobaczyć zmienione, dodane lub usunięte fragmenty tekstu;
  4. możliwość edycji na podstawie wykrytych różnic.

Co ważne oprogramowanie często oferuje różne opcje analizy, pozwalając użytkownikowi dostosować sposób porównywania tekstów, takie jak ignorowanie pewnych elementów, uwzględnienie formatowania czy też zmian w układzie stron.

Szczegółowa instrukcja porównania skanu z dokumentem Word w FineReader PDF 16 poniżej:

 

Kiedy warto skorzystać z funkcji porównywania tekstów w dokumentach PDF?

 

Porównywanie skanów z dokumentami .doc jest przydane w wielu sytuacjach. Doskonale sprawdza się w firmach, gdy wiele osób pracuje nad jednym dokumentem. Zestawienie tekstów pozwala szybko zidentyfikować zmiany wprowadzone przez różnych współpracowników. Automatyczne wykrywanie zmian to także dobre rozwiązanie przy wersjonowaniu dokumentów, ponieważ porównywanie tekstów ułatwia śledzenie zmian między poprzednimi a aktualnymi wersjami, zapewniając kompletność i dokładność. Przy redagowaniu kontraktów, umów lub raportów, automatyczne porównywanie plików pozwala upewnić się, że żadne istotne informacje nie zostały pominięte lub zmienione. To niezwykle praktyczne, że oprócz samego tekstu, narzędzia do porównywania często uwzględniają także zmiany w ułożeniu informacji na stronie, co jest przydatne do sprawdzania poprawności prezentacji dokumentu.

Korzystanie z funkcji porównywania tekstów w dokumentach PDF przyspiesza proces analizy zmian, poprawia jakość dokumentów oraz pomaga w zachowaniu spójności i precyzji w pracy redakcyjnej i współpracy zespołowej.

Zobacz inne artykuły:

OCR a IDP — najważniejsze różnice

Aktualnie w organizacjach ilość generowanych i przetwarzanych danych stale rośnie, a technologie zwi...

FineReader PDF w branży kreatywnej. Zastosowanie OCR do przetwarzania i analizy treści w procesie twórczym

W erze powszechnej dostępności informacji, prędkość oraz efektywność przetwarzania treści stają się ...

W jakich instytucjach administracji publicznej sprawdzi się FineReader PDF?

FineReader PDF będący wszechstronnym narzędziem do rozpoznawania tekstu, odgrywa kluczową rolę w efe...

FineReader PDF w pracy zdalnej — jak oprogramowanie do rozpoznawania tekstu ułatwia pracę na odległość?

Praca zdalna stała się integralną częścią dzisiejszego biznesu. W tym kontekście narzędzia do pracy ...