Jak interaktywne formularze PDF upraszczają procesy związane z dokumentami? 5 przykładów

Dzięki funkcji Formularz edycji w programie FineReader PDF 16 użytkownicy mogą tworzyć interaktywne formularze PDF, które pomagają usprawnić przetwarzanie dokumentów. Pozwala to organizacjom na digitalizację przepływów pracy, które wcześniej opierały się na formularzach papierowych lub innym znacznie droższym oprogramowaniu. Rozwiązanie to także zwiększa bezpieczeństwo gromadzenia informacji przy użyciu formularzy PDF, zamiast ankiet internetowych lub innych zewnętrznych rozwiązań do gromadzenia informacji. Gdzie i w jakich branżach warto wdrożyć formularze PDF?

 

1. Ułatwianie podstawowych procesów w instytucjach publicznych

Instytucje publiczne świadczą szereg usług dla obywateli i muszą zapewnić sprawne działanie swoich jednostek. Dokumenty są istotnym elementem wielu procesów i mają kluczowe znaczenie dla działania jednostek administracji. Interaktywne formularze PDF umożliwiają realizację niezbędnych – a w niektórych przypadkach wymaganych – procesów w całości w formie elektronicznej, co zwiększa wygodę i zapewnia dostępność usług dla wszystkich obywateli.

 

2. Usprawnienie procesów związanych z dokumentami dla działów prawnych i kancelarii prawnych

Interaktywne formularze PDF pomagają uprościć procesy związane z dokumentami i ułatwić digitalizację prawnikom. Pozwala to sprostać szeregowi wymagań dotyczących dokumentów, a także dbać o wygodę Klientów oraz własną. Wykorzystując możliwości interaktywnych formularzy PDF, prawnicy mogą usprawnić obieg dokumentów o kluczowym znaczeniu i przekształcić procesy związane z ich papierowymi wersjami w cyfrowe. Umożliwia to lepszą obsługę Klientów, ponieważ czas można poświęcić na działanie operacyjne, a nie dbanie o obieg dokumentów.

 

3. Poprawa gromadzenia danych pacjentów przez podmioty świadczące opiekę zdrowotną

Wypełnianie formularzy historii zdrowia i podpisywanie dokumentów dotyczących polityki prywatności to standardowa procedura w przypadku większości wizyt lekarskich. W czasach rosnącego trendu w kierunku cyfryzacji, coraz częściej świadczeniodawcy korzystają z interaktywnych narzędzi PDF podczas uzyskiwania historii medycznej pacjenta lub proszą o wypełnienie elektronicznych formularzy, które pomagają zminimalizować bezpośredni kontakt przy zachowaniu wysokich standardów obsługi. Przydatne bywa także gromadzenie informacji z wyprzedzeniem, przed wizytą, za pomocą interaktywnych formularzy przesyłanych do pacjentów np. e-mailowo. Zebrane w ten sposób dane można łatwo zaimportować do systemów elektronicznej dokumentacji medycznej w celu ich dalszego przetwarzania.

 

4. Umożliwienie gromadzenia informacji na potrzeby ankiet i badań wewnątrz firm

Ankiety są cennym narzędziem dla zespołów marketingowych i brandingowych, a także działów komunikacji wewnętrznej i HR zbierających opinie pracowników, obecnych oraz potencjalnych klientów. Dzięki interaktywnym ankietom PDF przeprowadzanie badań oraz gromadzenie danych z ankiet na dowolny temat jest wygodne i bezpieczne. Rozwiązanie FineReader PDF 16 sprawia, że tworzenie formularzy ankiet jest bezproblemowe, a zbieranie i analiza wyników szybka oraz intuicyjna.

 

5. Wsparcie przy wdrażaniu pracowników

Wypełnianie i podpisywanie formularzy to podstawowy element procesu wprowadzania nowych pracowników, który zazwyczaj jest dokonywany poprzez wypełnianie papierowych dokumentów. W czasach pracy zdalnej można jednak zastąpić to poprzez formularze stworzone w programie FineReader PDF. Dzięki temu zespoły HR mogą łatwo utrzymywać ciągłość procesów wprowadzania pracowników do organizacji i procesów pracy nawet dla zespołów zdalnych.

 

Jak działają formularze PDF do wypełnienia?

Interaktywny formularz PDF stworzony w FineReader PDF 16 może zawierać dowolną liczbę pól do wprowadzania tekstu, dat, a także: pola wyboru, przyciski radio, listy rozwijalne czy pola na podpisy. Można je łatwo tworzyć z elementów interaktywnych i tekstów wyjaśniających, zarówno bezpośrednio w programie FineReader PDF, jak i na podstawie oddzielnego dokumentu utworzonego w wybranym edytorze tekstu, takim jak np. Microsoft Word.

Użytkownicy FineReader PDF mogą łatwo wypełniać formularze w całości elektronicznie. Następnie można wysłać cały wypełniony formularz PDF lub tylko dane z niego w formie elektronicznej, aby zostały one zaimportowane do bazy danych, systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) bądź innych rozwiązań.

Zobacz inne artykuły:

OCR a IDP — najważniejsze różnice

Aktualnie w organizacjach ilość generowanych i przetwarzanych danych stale rośnie, a technologie zwi...

FineReader PDF w branży kreatywnej. Zastosowanie OCR do przetwarzania i analizy treści w procesie twórczym

W erze powszechnej dostępności informacji, prędkość oraz efektywność przetwarzania treści stają się ...

W jakich instytucjach administracji publicznej sprawdzi się FineReader PDF?

FineReader PDF będący wszechstronnym narzędziem do rozpoznawania tekstu, odgrywa kluczową rolę w efe...

FineReader PDF w pracy zdalnej — jak oprogramowanie do rozpoznawania tekstu ułatwia pracę na odległość?

Praca zdalna stała się integralną częścią dzisiejszego biznesu. W tym kontekście narzędzia do pracy ...