Personel administracyjny codziennie redaguje i obrabia dane, przepisując fragmenty tekstów i tabele, porównując różne wersje plików oraz współtworząc dokumenty. Często oznacza to konieczność pozyskiwania informacji w tradycyjnych, papierowych archiwach. Wielu urzędnikom pomaga w tym FineReader PDF, który w tym roku zajął pierwsze miejsce w plebiscycie organizowanym przez magazyn „IT w Administracji” w kategorii oprogramowanie dedykowane administracji publicznej. Jakie korzyści z wdrożenia FineReader PDF obserwują pracownicy urzędów?
- Większa efektywność w pracy
praca z dużą liczbą dokumentów, takich jak wnioski czy formularze, staje się skuteczniejsza dzięki FineReader PDF, co skraca czas poświęcany na ręczne przepisywanie i weryfikację danych, poprawiając efektywność pracy;
- szybki dostęp do informacji
funkcja rozpoznawania tekstu umożliwia błyskawiczne przeszukiwanie treści dokumentów, co przyspiesza proces podejmowania decyzji i udzielania odpowiedzi na zapytania petentów;
- łatwa konwersja dokumentów
FineReader PDF umożliwia konwersję różnych formatów dokumentów na edytowalne pliki tekstowe oraz szybkie przekształcanie dokumentów papierowych w bezpieczną formę cyfrową, ułatwiając zarządzanie nimi, ich archiwizację i udostępnianie;
- współpraca i komunikacja
program pozwala na zaawansowaną pracę z dokumentami PDF, umożliwiając edycję, tworzenie formularzy i komentowanie, ułatwiając wymianę informacji pomiędzy poszczególnymi pracownikami czy instytucjami;
- bezpieczeństwo danych
FineReader PDF został wyposażony w zaawansowane funkcje zabezpieczające, takie jak usuwanie danych poufnych, szyfrowanie i kontrola dostępu do dokumentów, co jest istotne m.in. w przypadku przetwarzania danych osobowych;
- redukcja kosztów
eliminacja ręcznego przepisywania danych zmniejsza ryzyko błędów i potrzebę ponownej pracy, a konwersja dokumentów do formatu elektronicznego generuje oszczędności związane z przechowywaniem i archiwizacją dokumentów papierowych;
- usprawnienie procesów administracyjnych
FineReader PDF umożliwia automatyzację procesów, takich jak weryfikacja dokumentów czy generowanie raportów, przyspieszając pracę w placówkach administracyjnych;
- łatwość obsługi
FineReader PDF posiada intuicyjny interfejs, w związku z czym, nie ma konieczności przeprowadzania specjalistycznych szkoleń, co znacząco ułatwia wdrożenie oprogramowania w instytucji i jak najszybsze czerpanie korzyści z jego zastosowania;
- poprawa wizerunku i zaufania
dzięki FineReader PDF instytucja może zapewnić szybką i bezbłędną obsługę petentów, co buduje jej reputację jako miejsca działającego sprawnie i profesjonalnie, zwiększając zaufanie obywateli.
Wprowadzenie rozwiązań FineReader PDF do urzędów miast i gmin przyczynia się do usprawnienia pracy, zwiększenia efektywności, optymalizacji procesów, doskonalenia obsługi klienta oraz zabezpieczenia danych. To narzędzie wspiera codzienne operacje urzędu, ułatwiając zarządzanie dokumentacją, procesami administracyjnymi oraz komunikację z interesantami. Co istotne, jedna licencja pozwalająca na jednoczesny dostęp może być wykorzystywana przez kilkunastu pracowników na zasadzie zamienności, co pozwala nie tylko na usprawnienie procesów, ale także optymalizację kosztów.