Instytucje publiczne to placówki, w których dokumentacja odgrywa kluczową rolę, a zadania związane z nią zdają się nie mieć końca — od obsługi obywateli po zarządzanie projektami i archiwizowanie akt. Warto jednak wspomnieć, że odpowiedni program może znacząco ułatwić i przyspieszyć procesy związane z pracą z dokumentami, pomagając instytucjom publicznym efektywnie zarządzać pracą. Jakie funkcjonalności programu FineReader są szczególnie przydatne dla urzędników państwowych?
Instytucje publiczne a praca z dokumentacją
Instytucje publiczne działają z dokumentami na różnych poziomach, w wielu obszarach swojej działalności. Są one kluczowym narzędziem w organizacji pracy, przekazywaniu informacji i zapewnianiu przejrzystości oraz wiarygodności w tym sektorze. Aktualnie niezwykle ważnym aspektem w związku z pracą z dokumentami w instytucjach publicznych jest digitalizacja. Ma ona na celu m.in. zwiększenie dostępności i bezpieczeństwa dokumentów, co przyczynia się do usprawnienia pracy administracji oraz poprawy usług świadczonych obywatelom. Aby urzędnicy mogli sprawnie działać z pikami oraz cyfrowymi wersjami papierowych dokumentów, wiele z organizacji decyduje się na wykorzystanie FineReader PDF w codziennej pracy. Które funkcjonalności są dla nich szczególnie ważne?
Funkcje FineReader niezbędne w administracji podczas działania z dokumentami cyfrowymi
Usuwanie poufnych informacji
Usuwanie poufnych informacji w kontekście działania z dokumentami cyfrowymi w administracji publicznej jest procesem kluczowym dla ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych. Instytucje często przechowują i przetwarzają dane osobowe, informacje państwowe lub inne materiały, które muszą być odpowiednio zabezpieczone przed ujawnieniem zapisów nieupoważnionym osobom. Warto zaznaczyć, że dane zasłonięte w FineReader nie mogą być w żaden sposób odszyfrowane, odzyskane, np. podczas kopiowania i przeklejania tekstu do edytora tekstowego, co gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa. To obecnie jedno z najpopularniejszych narzędzi do selektywnego usuwania poufnych danych.
Kompresja MRC — optymalizacja rozmiaru pliku PDF
Kompresja MRC (Mixed Raster Content) jest techniką wykorzystywaną do optymalizacji rozmiaru plików PDF, a także innych formatów. W administracji publicznej ma ona szczególne znaczenie, ponieważ pomaga w zmniejszeniu rozmiarów plików PDF, co przyczynia się do oszczędności miejsca na serwerach i przyspiesza przesyłanie dokumentów. Kompresja MRC opiera się na segmentacji dokumentu na różne warstwy, w tym warstwę tekstu, grafiki oraz tło. Każda z nich jest kompresowana w innym stopniu, co pozwala na uzyskanie optymalnej jakości obrazu przy minimalnym rozmiarze pliku.
Interaktywne formularze
FineReader umożliwia użytkownikom tworzenie formularzy PDF, które są dostępne do wypełnienia elektronicznie. Mogą one zawierać pola tekstowe i wyboru, listy rozwijane oraz inne elementy interaktywne, które umożliwiają użytkownikom wprowadzanie informacji bez konieczności drukowania dokumentu. Oprogramowanie pozwala na dostosowywanie projektu formularzy do indywidualnych potrzeb. Można tworzyć ankiety o zróżnicowanej strukturze i stylu, włączając: loga, nagłówki, stopki, kolorystykę oraz inne elementy graficzne. Przydatną funkcjonalnością jest także możliwość edycji i modyfikacji wcześniej stworzonych formularzy PDF, ich aktualizacja. Z FineReader można z łatwością zmieniać istniejące pola, dodawać nowe oraz dostosowywać układ formularza do aktualnych potrzeb.
Warto podkreślić, że narzędzie FineReader PDF ma także inne, szeroko wykorzystywane w administracji publicznej funkcjonalności, jednakże 3 wskazane wyżej są najczęściej wymieniane przez użytkowników z instytucji państwowych, jako podstawowe, dzięki którym zachowanie komfortu i bezpieczeństwa wykonywanej pracy jest możliwe.