Aktualnie w organizacjach ilość generowanych i przetwarzanych danych stale rośnie, a technologie związane z automatyzacją przetwarzania dokumentów stają się kluczowymi elementami poprawy efektywności operacyjnej oraz szybkości i precyzji analizy informacji. W tym kontekście dwa często wykorzystywane rozwiązania to OCR (Optical Character Recognition) oraz IDP (Intelligent Document Processing). Chociaż obie te technologie mają na celu ułatwienie zarządzania dokumentami, różnice między nimi są kluczowe w zrozumieniu ich zastosowań i potencjalnych korzyści dla organizacji.
Czym jest OCR?
OCR nazywane także optycznym rozpoznawaniem znaków to technologia, która umożliwia konwersję obrazów testowych na tekst czytelny przez maszyny. Oznacza to, że można zeskanować dokument lub zrobić mu zdjęcie, a następnie wykorzystać program OCR (np. FineReader PDF), aby zmienić obraz na tekstowy, który można edytować, przeszukiwać i archiwizować.
Technologię tę można wykorzystać do digitalizacji dokumentów, dzięki czemu będą one łatwiej dostępne dla wszystkich członków organizacji, a ryzyko ich zagubienia lub zniszczenia będzie zredukowane praktycznie do zera. To jednak nie wszystkie korzyści wykorzystania technologii OCR w organizacji. O jakich warto wiedzieć?
Korzyści z wykorzystania OCR w organizacji
Technologia OCR to potężne narzędzie, które może przynieść wiele korzyści firmom prywatnym z różnych branż oraz instytucjom publicznym. Przede wszystkim umożliwia szybkie i efektywne przetwarzanie dużych ilości dokumentów, co pozwala na automatyzację wielu procesów biznesowych związanych z zarządzaniem nimi. FineReader PDF umożliwia konwertowanie obrazów zawierających tekst, takich jak zeskanowane dokumenty, pliki PDF oraz nawet fotografie dokumentów, na edytowalny tekst. Ponadto OCR ułatwia wyszukiwanie, indeksowanie i kategoryzację tekstu, co zwiększa efektywność przeszukiwania i selekcjonowania dużej ilości informacji. Wszystko to pozwala na usprawnienie pracy biurowej i dostępu do danych, a także zwiększenie efektywności. Nie mniej ważna jest poprawa bezpieczeństwa informacji — dokumenty w postaci papierowej są bardziej podatne na uszkodzenia lub utratę. Ponadto FineReader PDF może pomóc w ochronie danych przed nieautoryzowanym dostępem lub kradzieżą dzięki możliwości zabezpieczenia plików hasłem.
Co to jest IDP?
IDP to wciąż mało znana w Polsce technologia wykorzystująca m.in. sztuczną inteligencję (AI), optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), przetwarzanie języka naturalnego (NLP) i uczenie maszynowe (ML). Celem jest zautomatyzowanie wielu zadań związanych z przetwarzaniem dokumentów, takich jak ekstrakcja informacji, klasyfikacja dokumentów, analiza treści, porządkowanie danych czy nawet podejmowanie decyzji na podstawie treści dokumentów.
IDP jest potężną technologią, która może usprawnić procesy przetwarzania dokumentów w wielu branżach.
Dlaczego warto wykorzystywać IDP?
Jedną z najważniejszych zalet IDP jest poprawa efektywności operacyjnej. Technologia ta automatyzuje procesy związane z przetwarzaniem dokumentów, co prowadzi do zwiększenia efektywności poprzez redukcję czasu potrzebnego do ręcznego przetwarzania i analizy dokumentów. Dodatkowo minimalizuje ryzyko błędów ludzkich związanych z ręcznym wprowadzaniem danych. Co ważne w dzisiejszym dynamicznym świecie, IDP umożliwia szybsze przetwarzanie dokumentów, co skraca czas pracy i pozwala na szybsze podejmowanie decyzji opartych na danych zawartych w dokumentach. Dzięki automatyzacji rutynowych zadań związanych z plikami, pracownicy mogą skoncentrować się na bardziej wartościowych działaniach, które wymagają kreatywności i analitycznego myślenia. Co ważne automatyzacja procesów za pomocą IDP może prowadzić do znacznej redukcji kosztów związanych z ręcznym przetwarzaniem dokumentów i ewentualnymi błędami.
Kluczowe różnice między OCR i IDP
OCR i IDP to dwie różne technologie, które mogą być wykorzystywane do automatyzacji przetwarzania dokumentów. OCR jest zazwyczaj tańszym rozwiązaniem, które jest przeznaczone do prostych zadań, takich jak ekstrakcja danych. IDP jest zaawansowanym rozwiązaniem, które może być wykorzystywane do bardziej złożonych zadań, takich jak kategoryzacja dokumentów lub analiza danych.
| Cecha | Rozpoznawanie tekstu optyczne (OCR) | Inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP) |
| Zakres zastosowań | Ekstraktowanie danych z dokumentów | Wykonywanie szerokiego zakresu zadań związanych z przetwarzaniem dokumentów |
| Jak to działa? | Stosuje algorytmy sztucznej inteligencji do przekształcania analogowych dokumentów w tekst cyfrowy, w tym strukturę i segmentację dokumentów (tekst, obrazy, tabele, kody kreskowe, znaki, podpisy, linie, znaki, czcionki, rozmiary fontów, język itp.) | Wykorzystuje pełny tekst dostarczony przez OCR jako podstawę i stosuje AI, NLP, ML i inne reguły, aby zrozumieć informacje w dokumencie i wyodrębnić otagowane, znaczące dane, które można przekazać do innych aplikacji biznesowych do świadomego podejmowania decyzji |
| Technologie |
|
|
| Koszty | Zazwyczaj tańsze rozwiązanie | Zazwyczaj droższe rozwiązanie |
| Przykłady zastosowań | Ekstrakcja danych z faktur, edytowanie plików PDF, digitalizacja dokumentów | Kategoryzacja dokumentów, analiza danych, automatyzacja procesów biznesowych |