Porównywanie dokumentówPorównywanie dokumentów

Porównywanie tekstu dwóch wersji tego samego dokumentu w różnych formatach

to przydatna funkcjonalność, która znacznie ułatwia i przyspiesza prace związane z obiegiem dokumentacji w firmach oraz prowadzeniem wielu zaawansowanych projektów. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania umożliwiającego szybkie wychwycenie różnic w zawartości plików i na czym dokładnie polega ten proces?

 

Jak porównywać dokumenty i po co?

 

Porównywanie dokumentów jest procesem analizy co najmniej dwóch dokumentów w celu zidentyfikowania różnic i podobieństw między nimi. Jest kluczowe w wielu dziedzinach, takich jak: prawo, biznes, edukacja, programowanie czy zarządzanie treścią. Proces ten może być realizowany ręcznie lub za pomocą różnych narzędzi i technik automatyzujących. Pierwsza metoda polega na fizycznym przeglądaniu dokumentów cyfrowych albo wydrukowanych linia po linii, strona po stronie. Może być czasochłonne i podatne na błędy, ale pozwala na głęboką analizę treści. Skuteczniejszym, a przy tym szybszym sposobem jest skorzystanie z automatycznego porównania tekstów. Edytory tekstowe i narzędzia porównawcze, a także funkcje w oprogramowaniu biurowym pozwalają na śledzenie zmian, a także wyświetlenie różnic między plikami tekstowymi. Ograniczeniem jest jednak to, że dokumenty muszą być zapisane w tym samym formacie, co nie zawsze jest możliwe, zwłaszcza w dynamicznych środowiskach, które mają na co dzień do czynienia z dużą liczbą wszelkiego rodzaju dokumentów i plików. Warto więc wybrać specjalistyczne narzędzia, które pozwalają na porównywanie dokumentów w różnych formatach. W jakich sytuacjach przydaje się taka funkcjonalność? Na przykład, gdy potrzebujemy skonwertować plik w formacie PDF przeznaczony tylko do odczytu na edytowalny plik w formacie Word, ale jednocześnie chcemy upewnić się, że cała zawartość dokumentu została przekonwertowana w sposób prawidłowy. Porównywanie dokumentów Word i PDF wykaże wszystkie nieścisłości, które mogą następnie zostać poprawione podczas edycji. Opcja ta jest też chętnie wykorzystywana podczas grupowych prac nad różnymi projektami. Dostęp do obu plików umożliwia porównanie pierwotnej i aktualnej wersji oraz dokładną analizę wdrożonych zmian, które mogą zostać błyskawicznie wychwycone nawet przez osoby, które po raz pierwszy mają kontakt z dokumentem.

 

Porównywanie dokumentów Word

 

Porównywanie dokumentów Word polega na analizie dwóch wersji dokumentów w formacie DOC lub DOCX w celu identyfikacji różnic między nimi. Funkcja ta jest wbudowana w oprogramowanie Microsoft Word i umożliwia użytkownikom szybkie i efektywne porównanie zawartości, co jest szczególnie przydatne w środowiskach profesjonalnych, takich jak: prawo, biznes, edukacja i redakcja. Użytkownik wybiera dwa dokumenty: jeden oryginalny (pierwsza wersja) i drugi zmodyfikowany (druga wersja), a następnie Microsoft Word analizuje oba dokumenty, porównując tekst, formatowanie, komentarze, nagłówki, stopki i inne elementy. Wyniki porównania są wyświetlane w nowym dokumencie, gdzie różnice są podkreślone lub oznaczone w specjalny sposób. Co ważne zmiany są wyświetlane wvtrybie śledzenia zmian, co pozwala użytkownikowi na łatwe zidentyfikowanie dodanego, usuniętego lub zmienionego tekstu. Użytkownik może łatwo przejrzeć wszystkie zmiany.

 

Kiedy stosuje się porównywanie dokumentów Word? Jest to użyteczne podczas procesu edycji, gdzie wiele osób pracuje nad jednym dokumentem. Pozwala to na śledzenie wprowadzonych zmian przez różnych współpracowników. W firmach i organizacjach, gdzie dokumenty przechodzą przez wiele wersji, porównywanie dokumentów pomaga w utrzymaniu kontroli nad zmianami i zapewnieniu spójności końcowego dokumentu. Funkcja ta sprawdza się także w środowiskach akademickich do wersjonowania artykułów naukowych lub prac dyplomowych umożliwia recenzentom dokładne sprawdzenie wprowadzonych poprawek i ich wpływu na całość tekstu.

 

Porównywanie dokumentów PDF

 

Porównywanie dokumentów PDF polega na analizie dwóch plików PDF w celu znalezienia różnic pomiędzy dwoma wersjami. Proces ten może być realizowany za pomocą specjalistycznego oprogramowania, które automatycznie wykrywa zmiany w tekście, obrazach, formatowaniu i innych elementach dokumentów. Porównywanie PDF jest często stosowane m.in. w środowiskach prawniczych, gdzie pozwala na dokładne sprawdzenie wszelkich modyfikacji wprowadzonych w kolejnych wersjach umów, kontraktów i innych dokumentów prawnych. W branżach takich jak inżynieria, architektura i budownictwo, porównywanie dokumentów technicznych PDF umożliwia identyfikację zmian w rysunkach, specyfikacjach i planach, z kolei w wydawnictwach i redakcjach porównywanie dokumentów PDF pomaga w śledzeniu zmian wprowadzanych w artykułach, książkach i innych publikacjach. Proces ten jest także często stosowany w firmach i organizacjach, które muszą utrzymywać zgodność z określonymi standardami lub regulacjami. Porównywanie dokumentów PDF pomaga w weryfikacji, czy wprowadzone zmiany są zgodne z wymaganiami oraz w branży medycznej i farmaceutycznej porównywanie dokumentów PDF jest używane do sprawdzania dokładności i integralności dokumentacji medycznej i badań klinicznych.

Jak to działa? Użytkownik wybiera dwa pliki PDF: jeden oryginalny (pierwsza wersja) i drugi zmodyfikowany (druga wersja). Specjalistyczne oprogramowanie, analizuje oba dokumenty, porównując tekst, obrazy, formatowanie, układ strony i inne elementy. Wyniki porównania są wyświetlane w nowym dokumencie lub interfejsie programu, gdzie różnice są podkreślone lub oznaczone w specjalny sposób. Pozwala to użytkownikowi na łatwe zidentyfikowanie dodanego, usuniętego lub zmienionego tekstu oraz innych elementów.

 

Porównywanie dokumentów z ABBYY FineReader PDF

 

Oprogramowanie FineReader PDF sprawia, że porównywanie dokumentów staje się szybkie i intuicyjne. Aby rozpocząć proces, należy otworzyć program ABBYY FineReader PDF Corporate, a następnie wybrać z panelu opcję Porównaj dokumenty.

Na tym etapie na ekranie ukaże się okno podzielone na dwie części. W każdej z nich istnieje możliwość otwarcia pliku z okna Eksploratora Windows. Należy wybrać dwa pliki, które chcemy ze sobą porównać. Po wczytaniu dokumentów wystarczy wcisnąć przycisk Porównaj. Program wykryje różnice i wyróżni je kolorowym zaznaczeniem, a dodatkowo pełna lista zmian pojawi się w podsumowaniu w panelu bocznym.

Aby zapisać plik z porównaniem, należy kliknąć przycisk Zapisz. Do wyboru będą dwie opcje:

  • dokument PDF z różnicami oznaczonymi komentarzem,
  • dokument Word z różnicami oznaczonymi w opcji śledzenia zmian.

Powyższe opcje umożliwiają swobodny dostęp do dokumentów zarówno w opcji podglądu, jak i wersji edytowalnej pliku.

 

Zalety porównywania dokumentów z narzędziem FineReader PDF

 

Porównywanie dokumentów PDF w programie FineReader PDFstanowi przełom w cyfryzacji przedsiębiorstw. Oprogramowanie w ekspresowym tempie odnajduje różnice między zawartością obu sprawdzanych plików zapisanych w różnych formatach. Zmiany te zostają wyraźnie zaznaczone i są widoczne na pierwszy rzut oka. Sprawdzenie nieścisłości zajmuje więc znacznie mniej czasu. Daje to również gwarancję, że żadne różnice nie zostaną przeoczone na etapie kontroli plików, a użytkownik zyskuje pewność, że przekazuje pozostałym odbiorcom prawidłowo przygotowany dokument. Do tej pory większość programów umożliwiała jedynie porównywanie plików zapisanych w tym samym formacie. ABBYY FineReader PDF idzie jednak o krok dalej – od teraz możliwe jest porównywanie dokumentów w różnych formatach. Ponadto program umożliwia porównywanie tekstu w 35 językach. Można też wygenerować podsumowanie różnic w postaci raportu.

FineReader PDF gwarantuje bezpieczeństwo przetwarzanych danych. Wszelkie informacje zawarte w plikach są chronione przed dostępem osób nieupoważnionych. Intuicyjny interfejs i jasny system obsługi programu sprawia, że z ABBYY porównywanie plików jest teraz banalnie proste!

 

Przetestuj już dziś

https://finereader.pl/produkty/przetwarzanie-dokumentow/abbyy-finereader-corporate-edition/?demo=1