Coraz więcej firm zezwala na pracę w trybie zdalnym lub hybrydowym. Rozwiązanie to jest doceniane przez wiele osób, jednakże nierzadko samodzielne zaplanowanie pracy oraz ustalenie reguł komunikacji z innymi członkami zespołu może być uciążliwe, a nawet stresujące, co wpływa negatywnie na jakość wykonywanych zadań. Technologia OCR może pomóc w poprawie efektywności przeprowadzanych procesów. Co warto o niej wiedzieć?
Jak działa technologia rozpoznawania tekstu i dlaczego warto wdrożyć ją w organizacji?
Prawie każda firma, niezależnie od swojego rozmiaru, generuje i przetwarza znaczne ilości dokumentów, które często są opracowywane przez cały zespół, a nie przez jednego pracownika. W czasie pandemii koronawirusa wiele firm zmuszonych było do przestawienia się na działania online, co utrudniło papierowy obieg dokumentów. Jednakże można wyciągnąć lekcję z tej sytuacji i wdrożyć w firmie w technologię OCR, która pozwala na zmianę przyzwyczajeń pracowników i jednocześnie przynosi spore oszczędności.
Technologia OCR (Optical Character Recognition) polega na zamianie drukowanego tekstu na postać cyfrową, co umożliwia automatyczne przeniesienie dokumentu do programu komputerowego. Rozpoznanie treści jednej strony A4 zajmuje mniej niż minutę, co jest znacznie szybsze (ponad dwudziestokrotnie, jak wynika z badań) niż przepisywanie tekstu przez człowieka. Zastosowanie programu FineReader, który wykorzystuje technologię OCR, umożliwia sprawną digitalizację dokumentów, a także ich edytowanie czy porównywanie.
6 zalet technologii OCR
OCR to technologia, która doskonale sprawdzi się w wielu branżach, zarówno jako wsparcie działania stacjonarnego, jak i online. Jakie są jej największe zalety?
-
- Szybkość: OCR pozwala na szybkie przetwarzanie dużej ilości tekstu, co jest szczególnie przydatne w przypadku dokumentów o dużym wolumenie.
- Precyzja: dzięki zaawansowanym algorytmom i technikom uczenia maszynowego, OCR jest w stanie rozpoznać i zdekodować nawet bardzo złożone kształty liter i znaków z dokładnością do 99,8%.
- Usprawnienie procesów: OCR pozwala na automatyzację zadań, które wymagają manualnego wprowadzania danych, co prowadzi do oszczędności czasu i poprawy efektywności.
- Wsparcie dla wielu języków: OCR może być stosowany w wielu językach, co czyni go uniwersalnym narzędziem do przetwarzania dokumentów z różnych krajów i regionów.
- Zmniejszenie kosztów: Przetwarzanie dokumentów przy pomocy OCR jest mniej czasochłonne, a co za tym idzie tańsze niż korzystanie z ludzkich usług.
- Bezpieczeństwo: OCR może pomóc w zwiększeniu bezpieczeństwa danych, ponieważ przetwarzane dokumenty są przechowywane w postaci cyfrowej i mogą być skutecznie ochronione przed nieautoryzowanym dostępem lub kradzieżą. Są także mniej narażone na zniszczenia przez zalanie czy pożar, zwłaszcza gdy zapisano je w chmurze, a nie na pojedynczym komputerze.
Wykorzystanie OCR w przedsiębiorstwie
Obecnie wiele firm stosuje nowy model działania, który polega na pracy zdalnej lub hybrydowej. W siedzibie przebywa tylko kilka osób, które zajmują się np. przekazywaniem poczty do pracowników. Zamiast ręcznie kopiować i opisywać każdy plik w e-mailach wysyłanych do poszczególnych osób lub działów, mogą zeskanować dokument, przetworzyć go za pomocą programu OCR, dodać niezbędne komentarze, zabezpieczyć i przekazać dalej.
Dzięki wykorzystaniu FineReader można sprawnie i trwale usunąć z dokumentu dane osobowe czy informacje wrażliwe, zachowując jednocześnie jego oryginalną strukturę, np. tabele. Przetwarzanie dokumentów za pomocą programu OCR pozwala na szybsze przekierowanie plików do właściwych działów i odbiorców, co zwiększa efektywność pracy.
OCR a praca hybrydowa, zdalna
Kilkanaście lat temu, technologia OCR była polecana tylko dużym korporacjom z rozbudowaną strukturą, ale obecnie jest bardziej przystępna cenowo i łatwiejsza w obsłudze, dzięki czemu jest dostępna również dla małych i średnich przedsiębiorstw. Opcja optycznego rozpoznawania tekstu świetnie sprawdza się w pracy w trybie home office, a jej wykorzystanie może okazać się kluczowe w zdobyciu przewagi nad konkurencją. Usprawniony obieg dokumentów pozwala uniknąć zagubienia lub pominięcia ważnych dokumentów, a szybkie wyszukiwanie potrzebnych pism czy ich fragmentów eliminuje potrzebę przeszukiwania segregatorów. Oprogramowanie OCR oferuje również bardzo wysoki poziom poprawności rozpoznawania tekstu, co eliminuje błędy popełniane przez pracowników podczas przepisywania dokumentów. Korzystanie z tego rozwiązania pozwala zajmować się bardziej merytoryczną pracą, co z kolei może przyspieszyć rozwój przedsiębiorstwa i pomóc wypracować mu bardziej atrakcyjne zyski.