Zarówno w pracy biurowej, jak i życiu prywatnym, porównywanie dokumentów stanowi kluczowy element zapewnienia dokładności i spójności treści. Gdy potrzebujemy zestawić skan umowy z dokumentem w formacie Word, stoimy przed wyborem między ręcznym porównaniem a wykorzystaniem zaawansowanego oprogramowania do rozpoznawania tekstu. Na którą z metod się zdecydować?
Porównywanie skanu z dokumentem Word
Mimo że rozwiązania technologiczne stale sprawiają, że nasze obowiązki mogą być wykonane szybciej i dokładniej, wiele osób wciąż decyduje się na działanie na tzw. piechotę. W związku z tym, dalej popularne jest ręczne porównywanie dokumentów. Pierwszym krokiem, aby zestawić ze sobą skan i dokument w formacie DOC zazwyczaj jest przejrzenie plików, by zidentyfikować istotne informacje, treść i szczegóły. Następnie skan umowy przepisywany jest ręcznie do edytora tekstowego, przy staraniach, by najwierniej odwzorować jego treść. Następnie w zależności od wykorzystywanego oprogramowania należy porównać obydwie wersje ręcznie lub skorzystać z opcji wykrywania różnic w edytorze tekstowym, jednakże nie każdy program ma taką funkcję.
Drugą z popularnych metod jest wykorzystanie do porównania dwóch dokumentów w różnych formatach oprogramowania do rozpoznawania tekstu. Pierwszy krok to zeskanowanie papierowego dokumentu — można wykorzystać do tego klasyczny skaner, jak i telefon komórkowy. W przypadku niektórych programów, jak np. FineReader PDF, zamiast skanu można także wykonać zdjęcie. Następnie w oprogramowaniu do rozpoznawania tekstu, umożliwiającym porównanie dokumentów, należy otworzyć zeskanowany plik (który automatycznie zostanie przekształcony z grafiki na tekst dzięki technologii OCR) oraz dokument tekstowy lub inny, który chcemy porównać. Po wybraniu komendy Porównaj rozpocznie się proces automatycznego wykrywania różnic.
Porównywanie skanów między sobą
Oprócz porównywania dokumentów utworzonych cyfrowo, funkcja porównywania dostępna w programach komputerowych umożliwia także zestawienie ze sobą dwóch zeskanowanych dokumentów.
Aby porównać zeskanowane dokumenty, należy najpierw przekonwertować je na format cyfrowy (np. PDF) za pomocą oprogramowania do rozpoznawania znaków optycznych (OCR). Następnie można je wczytać do narzędzia do porównywania dokumentów, tak jak w przypadku innych typów plików.
Narzędzie wykryje różnice w tekście, formatowaniu i układzie obu dokumentów. Wyniki zostaną podsumowane w raporcie, który ułatwi przegląd zmian. Pozwala to na oszczędność czasu i zwiększa dokładność, zapewniając, że wszystkie zmiany i aktualizacje są poprawnie wprowadzone. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi porównywanie skanów jest proste i szybkie, co pozwala na efektywną analizę i wyciąganie wniosków.
Kiedy warto skorzystać z funkcji porównywania skanów?
Porównywanie skanów z dokumentami DOC czy innymi formatami tekstowymi jest przydatne w wielu sytuacjach. Szczególnie sprawdza się w przypadku umów, faktur i innych papierowych dokumentów. Narzędzie wykrywa różnice w tekście, formatowaniu i układzie, a wyniki są podsumowane w raporcie, co ułatwia przegląd zmian i zwiększa dokładność pracy.
Rozwiązanie to bardzo często ma zastosowanie w firmach, gdy wiele osób pracuje nad jednym dokumentem. Zestawienie tekstów pozwala szybko zidentyfikować zmiany wprowadzone przez różnych współpracowników. Automatyczne wykrywanie zmian to także dobre rozwiązanie przy wersjonowaniu dokumentów, ponieważ porównywanie tekstów ułatwia śledzenie zmian między poprzednimi a aktualnymi wersjami, zapewniając kompletność i dokładność. Przy redagowaniu kontraktów, umów lub raportów, automatyczne porównywanie plików pozwala upewnić się, że żadne istotne informacje nie zostały pominięte lub zmienione. To niezwykle praktyczne, że oprócz samego tekstu, narzędzia do porównywania często uwzględniają także zmiany w ułożeniu informacji na stronie, co jest przydatne do sprawdzania poprawności prezentacji dokumentu.
Korzystanie z funkcji porównywania tekstów w dokumentach PDF przyspiesza proces analizy zmian, poprawia jakość dokumentów oraz pomaga w zachowaniu spójności i precyzji w pracy redakcyjnej i współpracy zespołowej.
Porównywanie skanów dokumentów z programem OCR
Oprogramowanie do rozpoznawania tekstu doskonale sprawdza się do porównywania skanów dokumentów z ich wersjami tekstowymi zamiast ręcznego analizowania plików. Wykorzystanie technologii OCR do przekształcania skanów w edytowalny tekst, umożliwia szybkie i dokładne porównanie. Ręczne wykrywanie różnic wymaga dużo czasu, zwłaszcza przy dłuższych dokumentach, co może prowadzić do zmęczenia i popełnienia błędów. Ponadto oprogramowanie może precyzyjnie wskazywać nawet najmniejsze różnice w tekście, co może być trudne do wykonania samodzielnie. Co istotne, gdy treść do porównania występuje w różnych miejscach dokumentów, FineReader PDF posiada funkcję synchronizatora, dzięki której możliwe jest przeszukanie plików i wykrycie treści do porównania, a następnie podczas weryfikacji dostosowywane jest przemieszczanie stron do dokumentu, względem którego wykonujemy porównanie.
Warto jednak zauważyć, że oprogramowanie do rozpoznawania tekstu również nie jest doskonałe i czasami może popełniać błędy przy konwersji. Dlatego zawsze trzeba dokładnie przejrzeć i zweryfikować uzyskany plik, szczególnie jeśli chodzi o ważne dokumenty, takie jak umowy.
Jak w tym zakresie działa FineReader PDF?
Oprogramowanie FineReader PDF wykorzystuje zaawansowane technologie rozpoznawania tekstu (OCR) do porównywania tekstów w plikach PDF. Proces ten można opisać w kilku krokach:
- rozpoznawanie tekstu z zeskanowanego pliku, które polega na analizie obrazów zawartych w pliku i konwersji ich na edytowalny tekst;
- porównanie tekstu z obu plików w celu znalezienia różnic, co obejmuje zestawianie ze sobą poszczególnych słów, zdań, a nawet układów stron;
- wyniki porównania są prezentowane w formie raportu lub graficznie, gdzie różnice są zaznaczone kolorem — można zobaczyć zmienione, dodane lub usunięte fragmenty tekstu;
- możliwość edycji na podstawie wykrytych różnic.
Co ważne oprogramowanie często oferuje różne opcje analizy, pozwalając użytkownikowi dostosować sposób porównywania tekstów, takie jak ignorowanie pewnych elementów, uwzględnienie formatowania czy też zmian w układzie stron.
Zalety automatycznego porównywania dokumentów
Wdrożenie narzędzia FineReader PDF do porównywania dokumentów w urzędach może przynieść wiele wymiernych korzyści zarówno poszczególnym pracownikom instytucji, jak i obywatelom. Przede wszystkim automatyzacja tego procesu pozwala znacząco oszczędzać finanse i czas, który może zostać spożytkowany na inne działania. Ponadto wykorzystanie FineReader PDF w instytucji zmniejsza ryzyko popełnienia błędów przez urzędników. Przekłada się to na większą dokładność, rzetelność i efektywność w realizacji zadań. Wzrost staranności w porównywaniu dokumentów może zwiększyć zaufanie obywateli do administracji publicznej oraz wpłynąć pozytywnie na jej postrzeganie wśród całego społeczeństwa.
Szczegółowa instrukcja porównania skanu z dokumentem Word w FineReader PDF 16 poniżej: