Niedawno chwaliliśmy się naszym sukcesem w plebiscycie organizowanym przez magazyn „IT w Administracji”. Na fali popularności tego tematu chcielibyśmy jeszcze bardziej przybliżyć, jak FineReader wspiera działania nowoczesnej administracji.
Sektor publiczny w Polsce to rozbudowana grupa instytucji, podmiotów gospodarki narodowej. Zalicza się do nich m.in.: urzędy gmin, miast, starostwa powiatowe, ministerstwa, biblioteki publiczne, muzea państwowe i samorządowe, archiwa czy ZUS, NFZ, GUS, a także IMiGW.
Zachodząca w ciągu ostatnich lat transformacja cyfrowa w administracji publicznej wymaga wdrażania coraz to nowszych sposobów pracy i nowoczesnych narzędzi. FineReader PDF oferuje szereg praktycznych funkcji do przetwarzania i konwersji dokumentów.
Przed jakimi wyzwaniami związanymi z pracą z dokumentami stoi sektor publiczny?
Praca w sektorze publicznym w dużej mierze opiera się na działaniu z dokumentami. Jednym z ważniejszych zadań, w aspekcie coraz bardziej rozwiniętej cyfryzacji, jest ich digitalizacja, czyli zapisywanie w formie cyfrowej danych z fizycznych nośników. FineReader pozwala na łatwą konwersję wszystkich dokumentów do formatów przeszukiwalnych. Można robić to ręcznie lub automatycznie, dzięki funkcji Hot Folder. Nowoczesna technologia OCR służąca do rozpoznawania optycznego znaków działa ze skutecznością 99,8%, dzięki czemu praca przy cyfryzacji dokumentów jest efektywna i przyjemna.
Kolejnym z wyzwań, przed którymi stoi administracja publiczna, jest długoterminowa archiwizacja wszelkiego rodzaju dokumentów. FineReader posiada wiele funkcji, które pozwalają na wydajne działanie w tym zakresie. Dzięki jego zastosowaniu można znacznie skompresować pliki PDF bez pogorszenia ich jakości.
Oprogramowanie obsługuje format PDF/A, który możliwa długoterminowy dostęp do archiwum.
Sektor publiczny opiera swoje działanie na wszelkiego rodzaju aktach prawnych, których lwia część podlega częstym nowelizacjom. W związku z tym bardzo ważne jest, aby móc sprawnie modyfikować i aktualizować wszelkiego rodzaju pliki, w tym także PDF. FineReader umożliwia to zarówno w zakresie zawartości dokumentu, jak i jego układu.
Pozostałe możliwości FineReadera dla instytucji publicznych
ABBYY FineReader PDF w wersji 16. to narzędzie, które pozwala na kompleksowe działania z wieloma typami plików, w tym także PDF oraz skanami, których w administracji publicznej jest stosunkowo dużo. Oprócz opisanych wyżej funkcjonalności FineReader umożliwia także m.in.:
- komentowanie plików podczas pracy zespołowej,
- porównywanie dwóch wersji tego samego dokumentu, w tym w różnych formatach (opcja dostępna tylko w wersji Corporate),
- usuwanie poufnych informacji z brakiem możliwości ich odzyskania przez osoby postronne,
- podpisywanie dokumentów,
- szyfrowanie plików.
Licencjonowanie zbiorowe FineReader dla administracji publicznej
W administracji publicznej dobrze sprawdzić może się licencjonowanie zbiorowe programu do plików PDF z atrakcyjnymi rabatami. Umożliwia ono pracownikom korzystanie z cyfrowych narzędzi do wydajnego przepływu pracy, a także pozwala na obniżenie kosztów i optymalizację procesów, które związane są z dokumentami wymagającymi dużej ilości zasobów.
Nie jest to jedyna opcja, ponieważ oprogramowanie dostępne jest także w formie licencji pojedynczej na rok lub 3 lata.