ABBYY Flexi Capture for Invoices – przetwarzanie formularzy

Produkt

ABBYY FlexiCapture12 for Invoices to system posiadający gotowy do wdrożenia moduł z:

• gotowymi do użycia profilami faktur dla 18 krajów,

• specjalnie zaprojektowanym interfejsem aplikacji dla weryfikatora,

• mechanizmami rozpoznającymi linie na fakturach,

• możliwością łączenia faktury z wygenerowanym zamówieniem,

• narzędziami do integracji z Bazami Danych systemów zewnętrznych,

• mechanizmami AutoLearning’u do natychmiastowej „nauki systemu”,

• gotowymi konektorami do systemów ERP, DMS, ECM czy narzędzi RPA.

Jak to działa?

Etapy przetwarzania między wpłynięciem faktury a jej zaksięgowaniem:

Dzięki ABBYY FlexiCapture for Invoices, przetwarzanie faktur może zostać uruchomione natychmiast po otrzymaniu dokumentów w dowolnej formie lub formacie. Rozwiązanie automatycznie klasyfikuje faktury i noty kredytowe oraz identyfikuje wszystkie istotne dane na dokumencie. Automatycznie rozpoznane wartości są kontrolowane przez wielopoziomowe mechanizmy walidacyjne oraz automatycznie działające reguły sprawdzające, a dane główne są dopasowywane do szablonu (modułu fakturowego) w celu zapewnienia ich spójności i zgodności. Zweryfikowane faktury mogą być wysłane natychmiast do zapłaty, natomiast dokumenty wymagające dodatkowego przeglądu kierowane są do odpowiedzialnej za te procesy osoby/grupy osób. Gotowe dane transakcji są przekazywane do odpowiedniego obiegu dokumentu i czekają do zatwierdzenia lub dostarczane są bezpośrednio do systemu ERP, systemu księgowego, bazy danych lub systemów klasy RPA.

ABBYY FlexiCapture for Invoices automatycznie tworzy elektroniczne archiwum faktur, dostarczając obraz każdej faktury z kluczowymi polami indeksów, aby zapewnić szybki dostęp do każdej faktury w dowolnym momencie.

1. Wprowadzanie faktury (Input):

• system wspomaga wiele kanałów wejściowych: e-mail, sieciowe skanowanie faktur, MFP, FTP, telefon komórkowy, faks itd.;
• zapewnienie przetwarzania dokumentów niezależnie od formy czy formatu.

2. Rozpoznawanie i automatyczna walidacja (Recognition & Validation):

• zatwierdzanie danych następuje zgodnie z zasadami obowiązującymi w poszczególnych krajach;

• walidacja zamówienia z fakturą;

• zaawansowana kontrola faktur biorąca pod uwagę najistotniejsze dane;

• sprawdzanie danych na dokumentach następuje dzięki wbudowanym regułom arytmetycznym, logicznym, prawnym i księgowym;

• dokładne wskazówki lub ostrzeżenia przy pojawieniu się ewentualnych rozbieżności na fakturze;

3. Weryfikacja danych i zatwierdzanie faktur (Data Review & Approval):

• inteligentne monitorowanie dokumentów na każdym etapie;

• zatwierdzanie zgodnie z przpływem pracy;

• przegląd i wnioski dotyczące uzyskania brakujących informacji;

• błyskawiczne księgowanie zweryfikowanych dokumentów.

4. Eksport danych i archiwizacja (Delivery to ERP & Archives):

• dostarczanie wyników OCR do systemów ERP, aplikacji budżetowych i baz danych;

• zautomatyzowane indeksowanie faktur według pól kluczowych, aby zapewnić szybki i łatwy dostęp do obrazu dokumentu;

• konwersja obrazów do formatów archiwalnych i dostarczanie do systemów zewnętrznych w celu długotrwałego przechowywania.

Funkcjonalność

Gotowy do uruchomienia:

• niemal natychmiastowe automatyczne przetwarzanie faktur — bez długiego i trudnego cyklu wdrażania;
• gotowe ustawienia do identyfikowania wszystkich niezbędnych pól danych oraz profile krajów wraz z regułami walidacji i weryfikacji;
• połączenia z różnymi systemami zewnętrznymi umożliwiające integrację z już istniejącym systemami do obsługi procesów finansowych;
• możliwość wdrożenia w centrali, jak i w zdalnych lokalizacjach, zapewniając jednolite struktury przetwarzania faktur w firmach globalnych; rozwiązanie jest idealne dla firm posiadających liczne jednostki współpracujące z dostawcami, którzy różnią się między sobą lub są zarejestrowani w różnych krajach;
• różnorodność stacji, modułów i narzędzi, które można łatwo połączyć w zależności od potrzeb.

Wejście wielokanałowe:

• obsługa wielu kanałów wejściowych: email, zdjęcie, papier, skan, dokumenty w formie elektronicznej;
• skanowanie faktur w punkcie wejścia (zamiast fizycznego dostarczania dokumentów papierowych z ręki do ręki).

Uczący się:

• kontrolowana technologia douczania na bieżąco umożliwia natychmiastowe poprawianie jakości odczytu podczas przeglądu faktury;
• całkowita kontrola nad wynikami douczania dla wybranych pracowników.

Prosty interfejs:

• oszczędność czasu związana z przeglądaniem i poprawianiem faktur, uwaga skierowana jedynie na pola, które wymagają decyzji;
• inteligentne podpowiedzi wartości, podgląd kluczowych pól lub całego dokumentu, opisy problemów.

Automatyczne uzgadnianie zamówień i kluczowych danych:

• automatyczne uzgadnianie zamówień i weryfikowanie według głównych baz danych systemu ERP;
• usprawnienie przetwarzania faktur, możliwość natychmiastowego przetwarzania procesowanych dokumentów.

Zautomatyzowanie przetwarzania:

• możliwość automatycznego ustawienia systemu, aby przetwarzane dokumenty były procesowane bez udziału operatora.

Archiwizowanie faktur:

• elektroniczne archiwa obrazów faktur ułatwiają audyty, szybką reakcję na wewnętrzne lub zewnętrzne zapytania;
• zapewnienie zgodność z przepisami przechowywania dokumentów finansowych.

Bezproblemowa integracja:

• niezawodne interfejsy API FlexiCapture i progresywne funkcje obsługi skryptów umożliwiają ścisłą integrację tego narzędzia z każdym systemem klasy ERP, BPM, DMS, ECM takich firm jak SAP, Oracle, Microsoft i wielu innych.

Gotowe moduły do MS SharePoint i narzędzi RPA

• ABBYY FlexiCapture posiada gotowe konektory do następujących systemów:
  • Microsoft SharePoint,
  • Appian,
  • BluePrism,
  • Laserfiche,
  • M-Files,
  • Pega
  • UIPath.

Parametry techniczne

Dokładne parametry wymagań sprzętowych wersji FlexiCapture 12 Standalone i FlexiCapture 12 Distributed Do pobrania ze strony: https://www.abbyy.com/pl-pl/flexicapture/specifications/

Formaty wejściowe:

• PDF (w tym PDF/A),
• BMP (czarno-biały, szary, kolor),
• PCX (czarno-biały, szary),
• PNG (czarno-biały, szary, kolor),
• JPEG (szary, kolor),
• JPEG 2000 (szary, kolor),
• TIFF (czarno-biały — nieskompresowany, CCITT3, CCITT4, Packbits, ZIP; szary — nieskompresowany, Packbits, JPEG, ZIP; kolor — nieskompresowany, JPEG, ZIP),
• DjVu (czarno-biały, szary, kolor),
• DCX (czarno-biały, szary).

Eksport do:

• plików Programu SharePoint 2003/2007/2010/2013/2016/365,
• baz danych zgodnych z ODBC,
• dowolnego systemu ERP i przepływu pracy zatwierdzania faktur,
• każdej zewnętrznej aplikacji za pomocą niestandardowych modułów skryptowych,
• formatów: .XML, .TXT, .XLS, .DBF, .CSV,
• formatów: PDF/A (tylko obraz, tekst pod obrazem), TIFF, JPEG, JPEG2000, PCX, BMP, PNG, DCX — dla obrazów.

Obsługiwane rodzaje tekstów:

• typografia,
• drukowanie ręczne,
• maszyna do pisania,
• drukarka igłowa,
• indeks,
• OCR-A,
• OCR-B,
• MICR (E13B),
• MICR (CMC7).

Obsługiwane rodzaje kodów kreskowych:

• kody kreskowe 1D,
• kod 39,
• kod czeku 39,
• kod 128,
• kod 93,
• interleaved 25,
• interleaved 25 z sumą kontrolną,
• EAN 8,
• EAN 13,
• codabar,
• IATA 25,
• UCC-128,
• UPC-A,
• UPC-E,
• Matrix 2 z 5,
• Industrial 2 z 5,
• PostNet,
• kod paskowy (1, 2, 3, 4, T/Transfer, 6),
• kody kreskowe 2D,
• PDF 417,
• Aztec,
• Datamatrix,
• kod QR.

Obsługiwane urządzenia skanujące:

• kompatybilne z TWAIN, ISIS i WIA;
  • dostępne m.in. u producentów takich jak: Avision, Brother, Canon, Epson, Fujitsu, HP, Kodak, Konica Minolta, Lexmark, Microtek, Mustek, Oki, Panasonic, Plustek, Ricoh, SHARP, Visioneer, VuPoint, Xerox.

Ceny

Licencje oprogramowania ABBYY FlexiCapture for Invoices konfigurowane są indywidualnie pod potrzeby Klienta. Na ich funkcjonalność i cenę wpływa wiele czynników. Zapraszamy do kontaktu — odpowiemy na wszystkie pytania i wycenimy oprogramowanie. Zapraszamy do kontaktu w celu uzyskania indywidualnej wyceny.

Materiały dodatkowe