Pseudonimizacja i anonimizacja to pojęcia, które obecnie dosyć często występują w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych. Są szczególnie istotne w dobie RODO. Wyczulone na nie powinny być zarówno firmy prywatne, jak i instytucje państwowe dysponujące ogromną ilością danych – w tym chociażby lokalne samorządy, starostwa. Przeczytaj nasz artykuł, aby zapoznać się z najważniejszymi informacjami.
Pseudonimizacja danych
Pseudonimizacja danych osobowych polega na odwracalnym przetworzeniu danych w taki sposób, aby uniemożliwić identyfikację konkretnej osoby przez podmiot nieupoważniony. Jest to powszechnie wybierany sposób ochrony informacji, ponieważ umożliwia administratorowi dostęp do niezbędnych danych w celu ich przetwarzania.
Pseudonimizacja danych w praktyce odbywa się poprzez zaszyfrowanie tajnych informacji i zastąpienie ich ciągiem znaków lub cyfr, których nie można w żaden sposób powiązać z początkowymi danymi. Proces ten jest więc odwracalny, a powiązanie informacji jest możliwe po wykorzystaniu klucza w postaci szyfru, hasła lub tokena. Taką operację mogą wykonać wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania konkretnych informacji.
Pseudonimizacja dokumentów odgrywa dużą rolę w spełnianiu przepisów prawnych związanych z RODO. Jeśli podmiot wykorzystujący informacje decyduje się na pseudonimizację, musi dokonać wszelkich starań, aby dostęp do zatajonych informacji był niemożliwy dla osób nieuprawnionych. W przeciwnym przypadku przedsiębiorstwu grożą surowe konsekwencje.
Anonimizacja danych
Anonimizacja danych osobowych to nieodwracalne przetworzenie danych w taki sposób, że identyfikacja konkretnej osoby staje się niemożliwa zarówno dla podmiotów nieupoważnionych, jak i podmiotu upoważnionego do obrotu tymi informacjami.
Na czym polega anonimizacja dokumentów? Definicja wskazuje, że działanie to wymaga całkowitego usunięcia tajnych informacji. Przykłady takiego działania są często spotykane w działalności związanej z biurokracją. Anonimizacja dokumentów urzędowych czy dowodu osobistego to standardowy proces, który uniemożliwia wpadnięcie wrażliwych informacji w niepowołane ręce.
Gdy anonimizacja danych zostanie zakończona, nie istnieją już żadne techniczne ani cyfrowe sposoby na odtworzenie usuniętych w ten sposób danych. Nie ma więc możliwości, aby dowiedzieć się, jakiej osoby fizycznej dotyczyły informacje. W kontekście prawnym dokumenty poddane anonimizacji nie są objęte obowiązkiem ochrony danych, ponieważ zawarte tam informacje można potraktować jako anonimowe.
Pseudonimizacja a anonimizacja – czym się różnią?
Najważniejszą różnicą między pseudonimizacją a anonimizacją jest odwracalność procesu. Pseudonimizacja danych jest odwracalna i umożliwia identyfikację osoby fizycznej po uzyskaniu dostępu do szyfru. Dlatego wybór tego sposobu utajniania informacji wymaga od podmiotu obracającego danymi stosowanie systemów zabezpieczeń gwarantujących bezpieczeństwo przetwarzanych informacji i uniemożliwienie dostępu do nich przez osoby nieupoważnione. Anonimizacja danych nie wymaga podejmowania takich kroków, ponieważ informacje, które pozwoliłyby na identyfikację osoby fizycznej, zostają usunięte bez możliwości przywrócenia.
Narzędzie do anonimizacji dokumentów od FineReader
Przetwarzanie dokumentów cyfrowych do postaci PDF oraz innych formatów stanowi dla przedsiębiorstw szansę na optymalizację procesów związanych z biurokracją. W tym przypadku jednak trzeba jeszcze bardziej dbać o bezpieczeństwo obiegu dokumentacji. Pomagają w tym nowoczesne narzędzia takie jak program ABBYY FineReader. Zapewnia on ochronę danych na dwóch poziomach.
Po pierwsze, umożliwia szyfrowanie przetwarzanych plików oraz ochronę dostępu poprzez ustawienie hasła i podpisu cyfrowego. W ten sposób uzyskujemy więc pewność, że nawet w przypadku wystąpienia pomyłki podczas przesyłania dokumentu, nieupoważniony odbiorca nie będzie w stanie otworzyć zawartości bez hasła.
Po drugie, narzędzie pozwala na anonimizację dokumentów. Umożliwia usuwanie wrażliwych treści, w tym danych osobowych, jeszcze na etapie przetwarzania. Dotyczy to m.in. wybranych słów kluczowych określonych przez użytkownika takich jak imiona, nazwiska, adresy czy numery telefonów. W programie można również usunąć wrażliwe informacje w postaci linków, adnotacji czy komentarzy. Daje to gwarancję, że przetworzony dokument został pozbawiony wszelkich danych, które nie mogą być dostępne dla nieupoważnionych osób.
Korzystanie z narzędzia do anonimizacji umożliwia bezpieczny obieg dokumentacji w firmie. Kartka papieru z wrażliwymi danymi łatwo może wpaść w niepowołane ręce. Dlatego warto przetworzyć dokumenty do postaci cyfrowej, fizyczną wersję trzymać w nadzorowanym miejscu, a na co dzień posługiwać się wersją zanonimizowaną – bez obawy o wyciek danych. W ten sposób firma skutecznie chroni się przed konsekwencjami wynikającymi z nieodpowiedniego zabezpieczenia danych.
