FineReader Server — sposób na porządek w cyfrowym miejscu pracy

Bez wątpienia, utrzymywanie czystości w miejscu pracy ma pozytywny wpływ na produktywność pracowników. Jednak w dzisiejszych czasach, gdy coraz więcej osób pracuje zdalnie lub w modelu hybrydowym, równie ważne jest utrzymywanie porządku także na cyfrowym biurku oraz w systemie przechowywania dokumentów. W niniejszym artykule podpowiemy, jak zarządzać dokumentami, by zachować porządek w świecie pracy online oraz jakie narzędzia można wykorzystać do efektywnego zarządzania swoimi cyfrowymi zasobami.

 

Czym są cyfrowe miejsca pracy?

Według ekspertów z Research and Markets cyfrowe miejsca pracy stanowią kluczowy element cyfrowej transformacji. W ciągu pięciu lat wartość rynku związanych z nimi rozwiązań ma wzrosnąć z 13,4 miliarda dolarów w 2018 roku do 35,7 miliarda dolarów w 2023 roku, co daje średni roczny wzrost na poziomie 21,7%. Ale czym dokładnie są cyfrowe miejsca pracy? To szeroka gama urządzeń i oprogramowania, które pracownicy wykorzystują do wykonywania swoich codziennych zadań. W przypadku małych i średnich firm kluczowym elementem cyfrowego miejsca pracy jest system zarządzania dokumentami. Jest to również dobry punkt wyjścia do wszelkich działań związanych z cyfrową transformacją oraz rozwiązaniem najbardziej krytycznych wyzwań, jakie stawia ona przed przedsiębiorstwami.

 

Zarządzanie dokumentami w cyfrowym miejscu pracy

Jednym z powszechnie stosowanych sposobów zarządzania dokumentami jest Microsoft SharePoint, używany przez setki tysięcy organizacji na całym świecie, w tym przez 78% firm z listy Fortune 500 (500 największych amerykańskich firm na podstawie ich całkowitych przychodów). Jest to kompleksowe i intuicyjne środowisko, które ułatwia dostęp do ważnych informacji biznesowych, udostępnianie oraz ponowne wykorzystywanie dokumentów. Krótkofalowo działa doskonale, jednak po latach użytkowania może prowadzić do bałaganu i utrudnić tworzenie przejrzystej bazy wiedzy. W takim przypadku organizacje potrzebują uzupełniającego rozwiązania, które może tworzyć i utrzymywać strukturę folderów, zapewnić standaryzację treści oraz poprawić możliwości wyszukiwania. Takie oprogramowanie zwiększa produktywność pracowników i umożliwia: archiwizację, konwersję plików, migrację dokumentów, zadbanie o zgodność, a także rozbudowaną, praktyczną analitykę.

W tym celu można wykorzystać ABBYY FineReader Server dla SharePoint, który umożliwia wysokonakładową OCR i konwersję dokumentów, automatycznie przekształcając duże zbiory dokumentów na repozytoria cyfrowe z możliwością przeszukiwania. Dzięki temu można utrzymać porządek na cyfrowym biurku za pomocą standaryzacji formatów dokumentów oraz możliwości eksplorowania i udostępniania ich zawartości.

 

Kiedy warto wdrożyć FineReader Server do organizacji?

FineReader Server dla SharePoint jest wykorzystywany przez firmy w trzech głównych scenariuszach:

  1. automatyczna konwersja dużych ilości plików i dokumentów na przeszukiwalny, znormalizowany plik PDF lub inny format;
  2. archiwizacja dokumentów zgodnie z przepisami branżowymi, konwersja dużej liczby dokumentów papierowych i cyfrowych na dostępne i przeszukiwalne pliki PDF/A;
  3. migracja dokumentów z jednego lub kilku starych systemów zarządzania dokumentami do SharePoint Server lub Online, standaryzacja, udostępnianie zawartości do przeszukiwania, pomijanie duplikatów.

FineReader Server jest idealnym rozwiązaniem dla firm z różnych sektorów, szczególnie tych, które mają duże ilości dokumentów w formie papierowej lub elektronicznej. To potężne, funkcjonalne rozwiązanie serwerowe, które jednocześnie jest proste we wdrożeniu i obsłudze.

 

Aby przetestować 30-dniową wersję oprogramowania FineReader Server, kliknij tutaj.

Zobacz inne artykuły:

Jak edytować PDF?

Dokumenty w formacie PDF są nieodłącznym elementem działania zarówno w sferze zawodowej, jak i w życ...

Trwa majowa promocja na FineReader PDF!

Przez cały maj (do 31.05.2024) masz szansę na zakup oprogramowania FineReader PDF z ✨ 20% rabatem ✨....

Porównywanie dokumentów w urzędach

Porównywanie dokumentów to jeden z kluczowych procesów w codziennej pracy urzędów. Od jego efektywno...

Jaki program do PDF wybrać?

Format PDF stał się standardem w wielu dziedzinach życia, zarówno prywatnego, jak i biznes...