Czego nie wiesz o zarządzaniu dokumentami, a powinieneś?

Czy kiedykolwiek zastanawialiście się, jak procesy związane z dokumentacją wpływają na Waszą pracę codzienną? Od braku dokumentów do pojawiających się błędów w istotnych umowach i ofertach, dokumentacja może stwarzać wiele problemów dla pracowników biurowych oraz urzędników. Firmy i organizacje muszą radzić sobie z wieloma ukrytymi wyzwaniami związanymi z dokumentacją. Podpowiadamy, jak rozwiązać najczęstsze z problemów.

 

6 kłopotów w zarządzaniu dokumentami

1. Efektywny proces zarządzania dokumentami jest kluczowy, ponieważ w biurze czy urzędzie poświęca się dużo czasu na tworzenie i przygotowywanie dokumentów. Pracownicy muszą radzić sobie z różnymi rodzajami dokumentów, w tym papierowymi, zeskanowanymi i w formacie PDF. Dlatego ważne jest, aby wszystkie były odpowiednio uporządkowane oraz łatwe do przeszukiwania.

2. Ponad połowa (54%) pracowników w dużych organizacjach nie posiada edytorów plików PDF, co oznacza, że muszą poświęcać czas na poszukiwanie rozwiązania online lub stosowanie alternatywnych metod, aby edytować lub konwertować takie dokumenty.

3. 46% pracowników biurowych napotyka trudności z edycją dokumentów PDF. W związku z tym, że format ten jest powszechnie używany, czas poświęcony na takie rutynowe zadanie jest znaczący. A można je znacząco uprościć, o ile pracownicy posiadają odpowiednie oprogramowanie wysokiej jakości.

4. Według badań, 77% pracowników biurowych regularnie przepisuje tekst z dokumentów papierowych. Zdarza im się kilka razy w miesiącu lub częściej. Taki proces kopiowania tekstu jest nużący, bezproduktywny i pochłania cenny czas, co może wpłynąć negatywnie na motywację pracowników, a także ich wydajność w kluczowych aspektach działania przedsiębiorstwa.

5. W urzędach czterech na dziesięciu pracowników musi dokonywać porównania dwóch wersji tego samego dokumentu. Zmiany w umowach, certyfikatach, raportach itd. muszą być zazwyczaj śledzone i porównywane z oryginałem ręcznie. Proces sprawdzania linijka po linijce jest bardzo męczący, czasochłonny i podatny na błędy.

6. Koszt czasu poświęconego na wyzwania związane z dokumentami wynosi dla średniej wielkości organizacji co najmniej kilkadziesiąt tysięcy złotych rocznie. Ta wartość powinna zwrócić uwagę menedżerów oraz specjalistów ds. zakupów IT. Ważne jest jednak pamiętać, że próby obniżenia kosztów w krótkim okresie, bez odpowiednich narzędzi, nie przyczynią się do osiągnięcia zysków w dłuższej perspektywie.

 

FineReader rozwiązaniem problemów z zarządzaniem dokumentacją w firmie

Przedstawione dane wskazują, że narzędzia takie jak FineReader PDF, które zwiększają wydajność pracy z dokumentami, mogą znacznie ułatwić codzienną pracę, a jednocześnie zmniejszyć stres związany z obowiązkami zawodowymi. W dobie zdrowego stylu życia i równowagi między pracą a życiem osobistym takie rozwiązania są niezwykle ważne. Warto zatem zwrócić uwagę na to, aby korzystać z rozwiązań narzędzi, które pomogą nam zwiększyć wydajność, ale jednocześnie zachować work-life balance.

FineReader PDF to kompleksowe oprogramowanie, które umożliwia efektywne zarządzanie dokumentami poprzez obsługę szerokiego zakresu zadań z nimi związanych. Jego praktyczne funkcjonalności to m.in.:
• edytor PDF: edycja tekstu i obrazu, łączenie lub dzielenie strony, dodawanie komentarzy, tworzenie plików PDF z wspieranych dokumentów wejściowych obsługiwanych przez FineReader, wykonywanie interaktywnych formularzy, anonimizacja danych;
• łatwa edycja skanu dokumentów i obrazów lub konwersja m.in. do formatu Word, Excel, PowerPoint, przeszukiwanego PDF;
• porównywanie dokumentów: program podkreśli znaczące różnice w tekście między dwiema wersjami jednego dokumentu, nawet jeśli są one w różnych formatach (np. PDF i kopia zeskanowana); można też wyeksportować różnice do osobnego dokumentu.

FineReader jest skutecznym programem do pracy z dokumentami, który znajduje zastosowanie zarówno w firmach z różnych branż, jak i w instytucjach publicznych. Już dziś możesz przetestować FineReader PDF za darmo, pobierając wersję próbną na naszej stronie (link).

Zobacz inne artykuły:

FineReader PDF w branży kreatywnej. Zastosowanie OCR do przetwarzania i analizy treści w procesie twórczym

W erze powszechnej dostępności informacji, prędkość oraz efektywność przetwarzania treści stają się ...

W jakich instytucjach administracji publicznej sprawdzi się FineReader PDF?

FineReader PDF będący wszechstronnym narzędziem do rozpoznawania tekstu, odgrywa kluczową rolę w efe...

FineReader PDF w pracy zdalnej — jak oprogramowanie do rozpoznawania tekstu ułatwia pracę na odległość?

Praca zdalna stała się integralną częścią dzisiejszego biznesu. W tym kontekście narzędzia do pracy ...

Jak porównać skan umowy z dokumentem w formacie Word

Zarówno w pracy biurowej, jak i życiu prywatnym, porównywanie dokumentów stanowi kluczowy element za...