Na całym świecie wytwarza się ponad 300 milionów ton papieru rocznie, co prowadzi do wycinki ogromnej liczby drzew, które są ważne dla oczyszczania powietrza i regulowania temperatury powietrza. Zastosowanie strategii „bezpapierowej” staje się koniecznością, sposobem na modernizację przedsiębiorstwa i poprawę wyników biznesowych. Organizacje, które nie wprowadzą dzisiaj cyfrowych technologii, zostaną w tyle i nie spełnią oczekiwań społecznych.
Papier kontra PDF
Mimo że w wielu miejscach praktyka prowadzenia dokumentacji papierowej zanika, to wciąż wiele osób preferuje papier. Jest niezawodny i łatwy w użyciu. Często bardziej ufamy papierowym dokumentom w przypadku podpisywania umów, poświadczania własności, przechowywania dowodów dostawy czy zakupu. Jednak plik PDF został zaprojektowany jako cyfrowy odpowiednik papieru i ma wiele zalet, takich jak:
- uniwersalny format — można go przeglądać na różnych urządzeniach; prawie każdy plik można przekonwertować na dokument PDF bez utraty jakości; można też połączyć kilka plików w jeden PDF, np. dzięki FineReader;
- zaufane zabezpieczenia — format PDF został stworzony w taki sposób, że nie można go zmienić bez pozostawienia śladu elektronicznego;
- mały rozmiar pliku;
- łatwość tworzenia — istnieje sporo sposobów na tworzenie plików PDF, a wiele programów, np. FineReader, oferuje konwersję bezpośrednio z formatów Word, Excel czy PowerPoint oraz ze skanów;
- bezpłatne przeglądanie — każdy może wyświetlać i czytać pliki PDF;
- przeszukiwalność — pliki PDF zawierają warstwę tekstową, dzięki której można szybko wyszukiwać informacje w dokumencie;
- i wiele więcej — m.in. dostęp mobilny, ochrona hasłem, anonimizacja danych zgodnie z RODO, cyfrowe podpisy.
Obok standardowego formatu PDF istnieje też format PDF/A, który jest znormalizowaną wersją pliku PDF przeznaczoną do archiwizacji i długoterminowej ochrony cyfrowej. Różni się od standardowego formatu PDF tym, że blokuje funkcje uniemożliwiające zarchiwizowanie, takie jak szyfrowanie czy łączenie czcionek. Wszystkie informacje (zawartość, kolory i czcionki) — muszą być osadzone w pliku.
Konwersja papierowych dokumentów do plików tekstowych
Jeśli jesteś odpowiedzialny za wprowadzenie lub utrzymanie zasad zarządzania dokumentacją i potrzebujesz narzędzia technologicznego do konwersji dokumentów, warto zwrócić uwagę na rozwiązania z rodziny FineReader, takie jak FineReader 16 PDF i FineReader Server. Programy te umożliwiają znaczne poprawienie wydajności pracy. Dzięki automatyzacji procesów przetwarzanie dużej ilości dokumentów przy użyciu funkcji OCR pozwalają na doskonałą skalowalność i szybkie przetwarzanie bez ingerencji człowieka. Wysokiej jakości optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) umożliwia tworzenie tożsamych lub prawie identycznych warstw tekstu ze skanów, co ułatwia przeszukiwanie dużej ilości dokumentów. Zastosowanie kompresji do dokumentów PDF/A zmniejsza rozmiar plików i minimalizuje koszty, a także ułatwia ich dystrybucję.
Warto także zwrócić uwagę na inne funkcjonalności FineReadera, takie jak: automatyczna separacja dokumentów, obsługa podpisów PDF, wyszukiwanie duplikatów, skanowanie obrazów z ustawieniami wstępnego przetwarzania w celu usprawnienia digitalizacji, rozpoznawanie wielu języków OCR i weryfikacja jego wyników, indeksowanie dokumentów. Ich właściwe, umiejętne wykorzystanie pozwala na znaczące usprawnienie procesów w firmie, zarówno podczas pracy zdalnej, jak i stacjonarnej czy hybrydowej.
FineReader może poprawić wydajność i obniżyć koszty w Twojej organizacji. Pobierz wersję demo i przetestuj, jak wiele może zmienić się w firmie: finereader.pl/testuj.