Aktualności

W branży spożywczej, gdzie procesy i jakość są kluczowe dla sukcesu przedsiębiorstwa, skuteczne zarządzanie dokumentacją jest niezbędne. Firmy działające w tej branży często napotykają na liczne wyzwania związane z różnorodnością przetwarzanych dokumentów. Warto jednak wiedzieć, że dzięki FineReader PDF można polepszyć i usprawnić działania dotyczące tych zadaniami. Co o naszym oprogramowaniu mówi jeden z Klientów? Dlaczego postawił na nas po przetestowaniu rozwiązań dostępnych na rynku?

Problemy branży spożywczej w pracy z dokumentami

Firmy działające w branży spożywczej, zajmujące się produkcją, napotykają szereg wyzwań związanych z dokumentacją. Jednym z największych jest różnorodność przetwarzanych dokumentów. Pracownicy biurowi muszą zarządzać ich wieloma rodzajami, m.in. dokumentacją: produkcyjną, dotyczącą jakości i bezpieczeństwa żywności, systemu traceability, magazynową, związaną z transportem i logistyką, a także dokumentami zatrudnionych pracowników. W ciągu jednego dnia pracy konieczne jest przetwarzanie bardzo dużej liczby plików PDF, czasem kilku jednocześnie.

Warto także pamiętać, że branża spożywcza podlega licznym regulacjom prawnym, które często ulegają zmianom. Firmy są zobowiązane do stałego monitorowania aktualizacji oraz modyfikowania swojej dokumentacji w celu zachowania zgodności z obowiązującymi przepisami.

Błędy w dokumentach mogą mieć poważne konsekwencje, takie jak wstrzymanie produkcji, kary administracyjne i finansowe, a nawet pogorszenie wizerunku firmy. W związku z tym warto zadbać o pomoc w zarządzaniu dokumentacją, np. poprzez wdrożenie FineReader PDF, tak jak jeden z naszych Klientów z branży produkcji spożywczej.

Dlaczego nasz Klient z branży spożywczej wybrał FineReader PDF?

W tym case study mowa o dużej firmie słupskiej produkującej żywność. Największym problemem zatrudnionych w niej pracowników biurowych były ograniczone możliwości działania z dokumentami oraz poświęcenie sporej ilości czasu na pracę z plikami PDF. Decydując się na wdrożenie w przedsiębiorstwie rozwiązania do edycji plików PDF oraz ich OCR-owania przeprowadzono testy kilku rozwiązań dostępnych na rynku.

Jakie były pierwsze wrażenia, po skorzystaniu z triala FineReader PDF? Zwrócono uwagę na 5 aspektów:

• intuicyjne menu, przyjazne dla użytkownika, które pozwalało na działanie z programem bez konieczności przeprowadzania szkoleń;
• skuteczne działanie OCR, mała liczba błędów podczas digitalizacji dokumentów;
• zestaw funkcji dopasowanych do potrzeb przedsiębiorstwa;
• możliwość zakupu licencji zbiorczej jednoczesnego dostępu, która pozwala na wdrożenie oprogramowania centralnie na dowolnej liczbie stacji roboczych, a liczba jednoczesnych użytkowników korzystających z programu jest ograniczona;
• dobra cena.

Na decyzję o wybraniu FineReader PDF jako rozwiązania do wdrożenia w firmie wpłynął z pewnością także fakt, że decydent wykorzystuje nasze rozwiązanie w celach prywatnych od ponad 20 lat.

Aktualnie u Klienta z oprogramowania korzysta 16 osób, a najczęściej wykorzystywane przez nich funkcje to: korekta dokumentów PDF oraz skanów, zmiana ich zawartości, wyglądu, a także podpisywanie. Dzięki wykorzystaniu oprogramowania skrócił się czas potrzebny na wykonanie działań z dokumentami. Teraz może być wykorzystany na inne, bardziej kreatywne zadania. Zmniejszone zostało także ryzyko błędów, a gdy się pojawią — jest możliwość ich szybkiej i łatwej poprawy.

Żyjemy w erze cyfrowej, gdzie papierowe dokumenty coraz częściej są zastępowane przez ich elektroniczne odpowiedniki. Konwersja plików PDF do formatów edytowalnych za pomocą oprogramowania OCR (optycznego rozpoznawania tekstu) kusi łatwością i oszczędnością czasu. Ale uwaga! Na pozór prosta czynność może kryć w sobie wiele pułapek, co może prowadzić do frustracji i strat.

W tym artykule odkryjesz sposoby na uniknięcie błędów podczas konwersji i edycji plików PDF.

Jakie są najczęstsze problemy przy korzystaniu z oprogramowania OCR i edytowania plików PDF?

Korzystanie z oprogramowania OCR i edytowanie oraz przeszukiwanie dzięki niemu plików PDF może być wygodne, ale również wiąże się z kilkoma potencjalnymi pułapkami. Należy przede wszystkim pamiętać, że nawet najlepsze oprogramowanie OCR może popełniać błędy w rozpoznawaniu tekstu, zwłaszcza jeśli oryginalny dokument jest niewyraźny, posiada nietypowe czcionki lub inne trudności mogące wpłynąć na precyzyjne odczytanie. Ponadto podczas konwersji PDF na tekst za pomocą OCR dojść może do utraty pierwotnego formatowania, takiego jak układ strony, czcionka, kolory itp. To prowadzi do konieczności ponownego formatowania dokumentu. Trzeba także pamiętać, że nie wszystkie programy OCR są w stanie rozpoznać obrazy i grafiki w plikach. W rezultacie mogą one zostać utracone podczas procesu konwersji na tekst. Dodatkowo jeśli PDF zawiera dużo obrazów, istnieje ryzyko utraty jakości podczas procesu OCR.

Pracując z dokumentami w języku innym niż angielski, warto pamiętać, że niektóre języki mogą być nieobsługiwane lub obsługiwane tylko ograniczonym zakresie, jak czcionki bez pełnego wsparcia słowników. Jeśli potrzebujesz rozpoznania tekstu np. w j. polskim, należy sprawdzić, czy wybrane oprogramowanie go obsługuje.

W przypadku przetwarzania wielostronicowych plików zdarzyć może się, że strony będą powielone lub ułożone w złej kolejności, co wpływa na rozumienie zawartości pliku oraz jego estetykę.

Dobrze jest być świadomym tych pułapek i podejmować odpowiednie kroki podczas korzystania z oprogramowania OCR i edytowania plików PDF, aby uniknąć potencjalnych problemów.

Jak uniknąć pułapek przy korzystaniu z oprogramowania OCR i edytowania plików PDF?

Choć lista potencjalnych problemów podczas używania oprogramowania OCR, rozpoznawania za jego pomocą tekstów oraz ich edytowania jest długa, warto wiedzieć, że wiele z nich można wyeliminować z codziennej pracy, w stosunkowo łatwy sposób. Przede wszystkim należy wybrać renomowane oprogramowanie OCR, które ma dobre recenzje i jest polecane przez innych użytkowników. Przed zakupem warto sprawdzić, czy spełnia określone potrzeby, tzn. obsługiwane języki, formaty plików itp. W tym celu zaleca się przetestowanie wstępnie wybranego oprogramowania. To pozwoli na w pełni świadomy wybór. Jednym z częściej wybieranych rozwiązań jest FineReader PDF, który wyróżnia się:

• wysoką dokładnością rozpoznawania tekstu (do 99,8%),
• zachowywaniem pierwotnego formatowania nawet w skomplikowanych dokumentach,
• prawidłowym rozpoznawaniem zdjęć i grafik w plikach, nawet gdy jest ich wiele,
• obsługą 192 języków, w tym 42 z obsługą słowników wspierających rozpoznanie — także j. polskiego,
• możliwością usuwania oraz przesuwania przetworzonych stron, gdy pojawił się problem z ich kolejnością.

Trzeba także pamiętać, że za skuteczność działania oprogramowania do OCR-owania i edycji nieedytowalnych plików znacząco wpływa przygotowanie dokumentu do konwersji. Przed przystąpieniem do skanowania czy pracy z plikiem PDF należy upewnić się, że dokument jest wyraźny i czytelny, aby zminimalizować ryzyko błędów podczas procesu OCR. Przed konwersją dobrze jest usunąć zbędne elementy z dokumentu, takie jak niepotrzebne obrazy, grafiki czy nieczytelne elementy. Im mniej elementów „rozpraszających” w tekście, tym łatwiej będzie oprogramowaniu OCR go rozpoznać i przetworzyć.

Konwertując dokumenty z ręcznie pisanymi notatkami lub zeskanowane strony zeszytu, należy zadbać o to, aby zachować odpowiednie proporcje strony. Programy OCR lepiej radzą sobie z rozpoznawaniem tekstu, gdy proporcje są zbliżone do standardowych proporcji stron A4.

Należy pamiętać, że przygotowanie dokumentu do konwersji może znacząco wpłynąć na jakość i dokładność procesu OCR. Dbanie o wyraźność, czytelność i jednolite formatowanie dokumentu pozwoli uzyskać najlepsze rezultaty.

Jak zweryfikować poprawność rozpoznanego tekstu?

Weryfikacja poprawności rozpoznanego tekstu po konwersji za pomocą oprogramowania OCR jest kluczowa, aby uniknąć kosztownych błędów i zachować poprawność dokumentu. Po zakończeniu procesu, warto dokładnie przeczytać uzyskany tekst i porównać go z oryginalnym dokumentem, a także sprawdzić, czy nie ma brakujących, dodatkowych lub błędnie rozpoznanych fragmentów. Należy zwrócić szczególną uwagę na fragmenty tekstu, które mogą być trudne do rozpoznania, takie jak nietypowe czcionki, skomplikowane wyrazy lub wyrazy zawierające literówki. Równie ważne są cyfry, daty, nazwy własne i skróty.

Co ważne, proces weryfikacji poprawności rozpoznanego tekstu można usprawnić, ponieważ w FineReader PDF w wersji Corporate dostępna jest funkcja porównywania dokumentów. W tym celu można zestawić ze sobą plik PDF czy zeskanowane zdjęcie z OCR-owanym, aby zweryfikować, czy nie ma pomiędzy nimi różnic — oprogramowanie może wykrywać nawet te niewielkie, które mogłyby być łatwo przeoczone przez ludzkie oko.

Warto pamiętać, że nie ma jednego uniwersalnego sposobu na weryfikację poprawności rozpoznanego tekstu. Najlepsza metoda zależy od rodzaju dokumentu, języka i oprogramowania OCR. Należy zawsze stosować sposoby weryfikacji dopasowane do potrzeb, aby uzyskać pewność, że tekst jest wolny od błędów.

Warto rozważyć wcześniej wspomniane sprawdzenie działania FineReader PDF poprzez przetestowanie darmowej wersji demo. Gdy zapadnie decyzja o korzystaniu z oprogramowania na stałe w organizacji, zazwyczaj konieczne jest jedynie aktywowanie licencji poprzez wpisanie klucza.  W ten sposób użytkownik zyskuje podwójnie, bo oprócz świadomej decyzji oszczędza również czas.