Aktualności

Jedną z zalet formatu PDF jest to, że można tworzyć w nim odniesienia do dowolnej liczby miejsc w dokumencie oraz organizować je w schludne, uporządkowane i łatwe w użyciu listy. Takimi odnośnikami są zakładki. Bardzo często jednak otrzymane od kogoś pliki ich nie posiadają. Z programem FineReader PDF można łatwo tworzyć, edytować i organizować zakładki zarówno w istniejących plikach PDF, jak i tych utworzonych przez siebie.

Czym są zakładki w plikach PDF?

Zakładki w pliku PDF, znane również jako „spisy treści” lub „indeksy”, to interaktywne elementy, które pozwalają użytkownikom szybko nawigować po dokumentach PDF. Zakładki są często używane do ułatwienia dostępu do konkretnych sekcji, rozdziałów lub stron w dokumentach PDF, zwłaszcza w przypadku dużych plików. Indeksy mogą być zorganizowane w strukturę hierarchiczną, co jeszcze bardziej ułatwia korzystanie z dokumentu. Oznacza to, że można utworzyć główne zakładki, które zawierają podzakładki, tworząc tym samym drzewo nawigacyjne. To ułatwia uporządkowanie i poruszanie się po różnych sekcjach dokumentu. Każda zakładka jest zazwyczaj opisana za pomocą nazwy lub etykiety. Jest ona wyświetlana w panelu nawigacyjnym i pozwala użytkownikowi na łatwy wybór konkretnej sekcji dokumentu. Zakładki są interaktywne, co oznacza, że można na nie klikać, aby przenieść się do odpowiedniej części dokumentu PDF. W ten sposób użytkownik może łatwo przemieszczać się między różnymi ważnymi dla niego miejscami w pliku. Zakładki przydają się praktycznie wszędzie gdy dokument PDF jest przeglądany na urządzeniach, takich jak komputery, tablety i smartfony.

Jak dodać zakładkę do dokumentu PDF w FineReader PDF?

Jeśli chcesz dodać zakładki do istniejącego pliku PDF, najpierw upewnij się, że jego edycja nie jest zablokowana. Jeśli tak nie jest lub znasz hasło uprawnień do edycji, otwórz plik PDF w programie FineReader PDF 16 i zaczynaj!

Szczegółowy tutorial, jak dodawać zakładki w pliku PDF z FineReader PDF zamieściliśmy na naszym kanale na YouTube:

Zakładki możesz łatwo przenosić, korzystając z rozwiązania drag and drop.

Jeśli chcesz zmienić nazwę istniejącej zakładki, użyj narzędzia Zmień nazwę zakładki, które pojawia się po kliknięciu prawym przyciskiem w konkretną zakładkę.

Tworzenie podkategorii możliwe jest w sposób pokazany na powyższym wideo oraz po kliknięciu prawym przyciskiem w obszarze zakładek i skorzystaniu z opcji Przesuń o jeden poziom w prawo.

Nie tylko tworzenie, ale także usuwanie zakładek z pliku PDF jest łatwe. Użyj narzędzia Usuń zakładkę dla jednej lub kilku (ze wciśniętym klawiszem Shift) wybranych zakładek lub wybierz Usuń wszystkie zakładki. Opcja ta również pojawia się po kliknięciu prawym przyciskiem w obszarze wcześniej utworzonych zakładek.

Dlaczego warto używać zakładek w plikach PDF?

Używanie zakładek w plikach PDF ma wiele korzyści. Oto ważnych kilka powodów, dla których warto ich używać:

• łatwa nawigacja po długich, złożonych dokumentach PDF, co pozwala szybko i łatwo odnaleźć interesujące sekcje, rozdziały lub strony;
• logiczne uporządkowanie treści w dokumencie — tworzenie struktury zakładek ułatwia organizację i zwiększa przejrzystość dokumentu;
• możliwość dostosowywania zakładek do własnych potrzeb, dzięki dodawaniu lub usuwaniu ich według własnego uznania, co pozwala na spersonalizowaną nawigację po dokumencie;
• zakładki dodane do dokumentu PDF mogą sprawić, że nabierze on bardziej profesjonalnego i schludnego wyglądu, co może być istotne, szczególnie w środowisku biznesowym.

Podsumowując, korzystanie z zakładek w plikach PDF jest wartościowe, ponieważ poprawia użyteczność dokumentów, ułatwia nawigację i organizację treści oraz zapewnia użytkownikom szybki dostęp do potrzebnych w danej chwili informacji. Są one szczególnie przydatne w dokumentach, które składają się z wielu stron, takich jak: książki, raporty, instrukcje czy podręczniki. Użytkownicy mogą łatwo przechodzić między różnymi fragmentami tekstu lub jego rozdziałami, co pozwala na znaczne zaoszczędzenie czasu.

Format PDF jest aktualnie znany na całym świecie. Korzystamy z niego na co dzień, zarówno w prywatnym życiu, jak i podczas wykonywania obowiązków zawodowych. Często nie tylko czytamy czy przeglądamy pliki, ale wykonujemy na nich bardziej skomplikowane działania. Weźmy pod lupę, jak pliki PDF wykorzystywane są w średnich i dużych firmach i jak FineReader PDF sprawdza się podczas pracy z tego typu dokumentami.

O formacie PDF

O formacie PDF pisaliśmy już na naszym blogu w artykule „PDF — co to za format? 10 ciekawostek na temat formatu PDF”. Warto jednak przypomnieć, że jest to typ pliku, który używany jest do wymiany dokumentów elektronicznych. Mogą być poprawnie wyświetlane na każdym urządzeniu, włącznie ze smartfonami i tabletami. Przekazując pliki w tym formacie, zyskuje się pewność, że inni będą w stanie je otworzyć i przeczytać na urządzeniach różnych marek i z każdym systemem operacyjnym. Istnieje także wersja tego formatu stworzona do długoterminowego archiwizowania dokumentów cyfrowych — PDF/A. Wyklucza ona niektóre funkcje PDF, aby zapewnić integralność oraz prawidłowe wyświetlanie pliku, bez utraty jego pierwotnej zawartości. Te właściwości sprawiają, że format PDF jest jednym z najwygodniejszych formatów przechowywania dokumentów dla organizacji.

Wykorzystanie PDF-ów w firmach

Jak wynika z wielu przeprowadzonych ankiet, badań czy obserwacji w naszej firmie, PDF jest jeszcze bardziej popularny, niż się spodziewaliśmy, ponieważ co drugi pracownik biurowy regularnie korzysta z tego formatu. W wielu przypadkach przeglądanie PDF-ów nie jest jedynym zadaniem w pracy z plikami. Wśród częstych czynności wymieniane są:

• przeszukanie dokumentu PDF w celu znalezienia konkretnych informacji,
• kopiowanie danych z dokumentów,
• modyfikowanie plików, dodawanie, usuwanie i zmienianie kolejności stron,
• wprowadzanie drobnych zmian w tekście dokumentu PDF — poprawa literówek oraz błędów,
• łączenie wielu plików w różnych formatach w spójny PDF.

Dzięki bezpłatnemu oprogramowaniu do plików PDF użytkownicy mogą otwierać dokument, odnaleźć określony ciąg tekstowy i czasami skopiować zawartość do schowka. Jednak pozostałe czynności wymagają bardziej zaawansowanego oprogramowania.

Co gdy darmowe narzędzia do PDF sobie nie radzą?

Proste aplikacje do przeglądania PDF-ów bardzo często nie są odpowiednimi narzędziami do poprawiania literówek w plikach, a także łączenia kilku różnych dokumentów w jeden spójny PDF. Nie są one także w stanie skutecznie obsługiwać plików PDF utworzonych za pomocą skanera. Problem z zeskanowanymi dokumentami polega na tym, że nie zawierają one warstwy tekstowej. Są to po prostu obrazy stron papierowych, jakby były sfotografowane aparatem cyfrowym. Warto jednak wiedzieć, że można znaleźć stosunkowo niedrogą odpowiedź na wiele potrzeb pracowników biurowych małych i dużych firm w zakresie działania z plikami PDF — FineReader PDF to rozwiązanie, które pozwala na podstawowe oraz bardziej zaawansowane działania z dokumentami w tym formacie. Umożliwia m.in.:

• przekształcanie plików PDF na przeszukiwalne wersje,
• wyodrębnienie treści z zeskanowanych plików dzięki wykorzystaniu OCR (optycznego rozpoznawania znaków),
• edytowanie zawartości oraz modyfikowanie struktury plików PDF,
• scalanie różnych dokumentów w plik PDF.

Z punktu widzenia pracowników średnich i dużych przedsiębiorstw dodatkowymi ważnymi funkcjami FineReader PDF są także: możliwość zabezpieczenia pliku hasłem przed jego otworzeniem, modyfikowaniem lub drukowaniem przez nieuprawnione osoby, automatyczne porównywanie dwóch wersji dokumentów oraz możliwość anonimizowania plików przed ich dalszą obróbką, przesłaniem.

PDF staje się ważnym formatem do pracy z dokumentami w biurze, dlatego warto zadbać o oprogramowanie, które jest zarówno łatwe w użyciu, jak i wystarczająco zaawansowane, aby obsługiwać wszystkie rodzaje plików, w tym zeskanowane, szczególnie gdy potrzeby pracy z dokumentami w wersji elektronicznej są coraz większe.