Aktualności

Zadania, z którymi codziennie zmagają się pracownicy administracyjni, zazwyczaj opierają się na pracy z dokumentami. Często konieczne jest przepisanie zawartości z papierowej wersji lub wyszukanie danych w tradycyjnych, analogowych archiwach. Poza tym muszą edytować i przetwarzać dane, w tym kopiować fragmenty tekstu i tabel, porównywać kilka wersji pliku lub współtworzyć dokumenty. W celu usprawnienia i przyspieszenia wykonywanych zadań warto stosować sprawdzone rozwiązania. Dla administracji idealnym narzędziem jest oprogramowanie FineReader, które pozwala pracować w łatwy i szybki sposób.

Jak przetwarzać dokumenty z FineReader?

Oprogramowanie FinerReader sprawia, że praca w administracji staje się o wiele łatwiejsza, a ponadto pozwala zaoszczędzić czas oraz pieniądze. Możliwe jest to dzięki tworzeniu zdigitalizowanych wersji dokumentów. Oprogramowanie to wykonuje wszystkie czasochłonne i zasobochłonne procesy związane z rozpoznawaniem tekstu w tle. Podczas gdy plik jest przetwarzany, użytkownik może przeglądać zawartość dokumentu, zarządzać stronami, edytować obszary rozpoznawania lub zaznaczać fragmenty do natychmiastowego skopiowania.

Automatyczne przetworzenie dokumentu za pomocą FineReader pozwala zaoszczędzić czas pracownika, wykorzystać go bardziej efektywnie. Program dzięki wykorzystaniu technologii OCR rozpoznaje teksty o nietypowym układzie, np. pionowe, kolorowe i odwrócone. Zachowuje oryginalny układ dokumentu i odtwarza praktycznie wszystkie jego elementy, takie jak: spis treści, nagłówki, stopki, wykresy, przypisy, kolumny tekstu, obrazy i tabele. Ważne jest również to, że FineReader rozpoznaje dokumenty urzędowe, zawierające podpisy oraz pieczęcie.

Kolejną z funkcjonalności, która pozwala na zaoszczędzenie cennego czasu pracowników administracyjnych, jest możliwość porównania ze sobą dwóch wersji dokumentów cyfrowych. Dostępna jest ona jedynie w wersji FineReader 16 PDF Corporate. Co ważne pliki nie muszą być w tożsamych formatach.

Oprogramowanie umożliwia tworzenie interaktywnych formularzy PDF. Użytkownicy mogą teraz generować własne ankiety z: polami umożliwiającymi wpisanie treści, listami rozwijanymi, pytaniami wielokrotnego wyboru, przyciskami czynności. Formularze można tworzyć od podstaw lub dodając aktywne pola i przyciski akcji do istniejących plików PDF.

FineReader został wyposażony w funkcje sieciowe, dzięki czemu pracownicy mogą wspólnie pracować nad dokumentami. Korzystanie z programu nie wymaga posiadania dużej wiedzy ani szkoleń, a dzięki panelowi administratora można zdalnie instalować oprogramowanie na różnych stacjach roboczych oraz monitorować wykorzystanie programu na nich i zarządzać licencjami.

Dlaczego warto zdecydować się na FineReader w administracji?

FineReader to często kupowane oprogramowanie do rozpoznawania tekstu i konwersji dokumentów. Użytkownicy doceniają to narzędzie przede wszystkim za jego: wydajność, dokładność, oszczędność czasu, bezpieczeństwo oraz zgodność z RODO.

Możliwości programu są niesamowite, ponieważ zeskanowanie jednej kartki A4 wraz z rozpoznaniem znaków przez program jest ponad 400 razy szybsze niż ręczne przepisanie dokumentu. Dzięki temu narzędzie jest bardzo przydatne dla osób, które muszą cyfryzować duże ilości dokumentów.

Dokładność rozpoznawania znaków przez FineReader jest na poziomie 99,8%, co czyni go jednym z najlepszych programów OCR na rynku. Program ten zapewnia szybkie i dokładne wyniki w ponad 190 językach, w tym m.in. w: językach europejskich, arabskim, chińskim, japońskim, koreańskim. Co więcej, program rozpoznaje także czcionki historyczne, takie jak black letter, Schwabacher oraz większość pozostałych czcionek gotyckich.

FineReader pozwala na oszczędność czasu, ponieważ użytkownik nie musi ręcznie przepisywać dokumentów. Program ten jest również bezpieczny i został zaprojektowany tak, aby zapewnić zarówno sprawny, jak i bezpieczny obieg dokumentów. Wszystkie pliki PDF mogą być zabezpieczone, w tym hasłem lub podpisem cyfrowym.

FineReader zapewnia zgodność z RODO dzięki anonimizacji, czyli procesowi usuwania wszystkich informacji, które w jakikolwiek sposób umożliwiają identyfikację osoby. Dzięki temu program ten jest zgodny z najnowszymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Na całym świecie wytwarza się ponad 300 milionów ton papieru rocznie, co prowadzi do wycinki ogromnej liczby drzew, które są ważne dla oczyszczania powietrza i regulowania temperatury powietrza. Zastosowanie strategii „bezpapierowej” staje się koniecznością, sposobem na modernizację przedsiębiorstwa i poprawę wyników biznesowych. Organizacje, które nie wprowadzą dzisiaj cyfrowych technologii, zostaną w tyle i nie spełnią oczekiwań społecznych.

Papier kontra PDF

Mimo że w wielu miejscach praktyka prowadzenia dokumentacji papierowej zanika, to wciąż wiele osób preferuje papier. Jest niezawodny i łatwy w użyciu. Często bardziej ufamy papierowym dokumentom w przypadku podpisywania umów, poświadczania własności, przechowywania dowodów dostawy czy zakupu. Jednak plik PDF został zaprojektowany jako cyfrowy odpowiednik papieru i ma wiele zalet, takich jak:

• uniwersalny format — można go przeglądać na różnych urządzeniach; prawie każdy plik można przekonwertować na dokument PDF bez utraty jakości; można też połączyć kilka plików w jeden PDF, np. dzięki FineReader;
• zaufane zabezpieczenia — format PDF został stworzony w taki sposób, że nie można go zmienić bez pozostawienia śladu elektronicznego;
• mały rozmiar pliku;
• łatwość tworzenia — istnieje sporo sposobów na tworzenie plików PDF, a wiele programów, np. FineReader, oferuje konwersję bezpośrednio z formatów Word, Excel czy PowerPoint oraz ze skanów;
• bezpłatne przeglądanie — każdy może wyświetlać i czytać pliki PDF;
• przeszukiwalność — pliki PDF zawierają warstwę tekstową, dzięki której można szybko wyszukiwać informacje w dokumencie;
• i wiele więcej — m.in. dostęp mobilny, ochrona hasłem, anonimizacja danych zgodnie z RODO, cyfrowe podpisy.

Obok standardowego formatu PDF istnieje też format PDF/A, który jest znormalizowaną wersją pliku PDF przeznaczoną do archiwizacji i długoterminowej ochrony cyfrowej. Różni się od standardowego formatu PDF tym, że blokuje funkcje uniemożliwiające zarchiwizowanie, takie jak szyfrowanie czy łączenie czcionek. Wszystkie informacje (zawartość, kolory i czcionki) — muszą być osadzone w pliku.

Konwersja papierowych dokumentów do plików tekstowych

Jeśli jesteś odpowiedzialny za wprowadzenie lub utrzymanie zasad zarządzania dokumentacją i potrzebujesz narzędzia technologicznego do konwersji dokumentów, warto zwrócić uwagę na rozwiązania z rodziny FineReader, takie jak FineReader 16 PDF i FineReader Server. Programy te umożliwiają znaczne poprawienie wydajności pracy. Dzięki automatyzacji procesów przetwarzanie dużej ilości dokumentów przy użyciu funkcji OCR pozwalają na doskonałą skalowalność i szybkie przetwarzanie bez ingerencji człowieka. Wysokiej jakości optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) umożliwia tworzenie tożsamych lub prawie identycznych warstw tekstu ze skanów, co ułatwia przeszukiwanie dużej ilości dokumentów. Zastosowanie kompresji do dokumentów PDF/A zmniejsza rozmiar plików i minimalizuje koszty, a także ułatwia ich dystrybucję.

Warto także zwrócić uwagę na inne funkcjonalności FineReadera, takie jak: automatyczna separacja dokumentów, obsługa podpisów PDF, wyszukiwanie duplikatów, skanowanie obrazów z ustawieniami wstępnego przetwarzania w celu usprawnienia digitalizacji, rozpoznawanie wielu języków OCR i weryfikacja jego wyników, indeksowanie dokumentów. Ich właściwe, umiejętne wykorzystanie pozwala na znaczące usprawnienie procesów w firmie, zarówno podczas pracy zdalnej, jak i stacjonarnej czy hybrydowej.

FineReader może poprawić wydajność i obniżyć koszty w Twojej organizacji. Pobierz wersję demo i przetestuj, jak wiele może zmienić się w firmie: finereader.pl/testuj.