Aktualności

Niedawno chwaliliśmy się naszym sukcesem w plebiscycie organizowanym przez magazyn „IT w Administracji”. Na fali popularności tego tematu chcielibyśmy jeszcze bardziej przybliżyć, jak FineReader wspiera działania nowoczesnej administracji.

Sektor publiczny w Polsce to rozbudowana grupa instytucji, podmiotów gospodarki narodowej. Zalicza się do nich m.in.: urzędy gmin, miast, starostwa powiatowe, ministerstwa, biblioteki publiczne, muzea państwowe i samorządowe, archiwa czy ZUS, NFZ, GUS, a także IMiGW.

Zachodząca w ciągu ostatnich lat transformacja cyfrowa w administracji publicznej wymaga wdrażania coraz to nowszych sposobów pracy i nowoczesnych narzędzi. FineReader PDF oferuje szereg praktycznych funkcji do przetwarzania i konwersji dokumentów.

Przed jakimi wyzwaniami związanymi z pracą z dokumentami stoi sektor publiczny?

Praca w sektorze publicznym w dużej mierze opiera się na działaniu z dokumentami. Jednym z ważniejszych zadań, w aspekcie coraz bardziej rozwiniętej cyfryzacji, jest ich digitalizacja, czyli zapisywanie w formie cyfrowej danych z fizycznych nośników. FineReader pozwala na łatwą konwersję wszystkich dokumentów do formatów przeszukiwalnych. Można robić to ręcznie lub automatycznie, dzięki funkcji Hot Folder. Nowoczesna technologia OCR służąca do rozpoznawania optycznego znaków działa ze skutecznością 99,8%, dzięki czemu praca przy cyfryzacji dokumentów jest efektywna i przyjemna.

Kolejnym z wyzwań, przed którymi stoi administracja publiczna, jest długoterminowa archiwizacja wszelkiego rodzaju dokumentów. FineReader posiada wiele funkcji, które pozwalają na wydajne działanie w tym zakresie. Dzięki jego zastosowaniu można znacznie skompresować pliki PDF bez pogorszenia ich jakości.

Oprogramowanie obsługuje format PDF/A, który możliwa długoterminowy dostęp do archiwum.

Sektor publiczny opiera swoje działanie na wszelkiego rodzaju aktach prawnych, których lwia część podlega częstym nowelizacjom. W związku z tym bardzo ważne jest, aby móc sprawnie modyfikować i aktualizować wszelkiego rodzaju pliki, w tym także PDF. FineReader umożliwia to zarówno w zakresie zawartości dokumentu, jak i jego układu.

Pozostałe możliwości FineReadera dla instytucji publicznych

ABBYY FineReader PDF w wersji 16. to narzędzie, które pozwala na kompleksowe działania z wieloma typami plików, w tym także PDF oraz skanami, których w administracji publicznej jest stosunkowo dużo. Oprócz opisanych wyżej funkcjonalności FineReader umożliwia także m.in.:

• komentowanie plików podczas pracy zespołowej,
• porównywanie dwóch wersji tego samego dokumentu, w tym w różnych formatach (opcja dostępna tylko w wersji Corporate),
• usuwanie poufnych informacji z brakiem możliwości ich odzyskania przez osoby postronne,
• podpisywanie dokumentów,
• szyfrowanie plików.

Licencjonowanie zbiorowe FineReader dla administracji publicznej

W administracji publicznej dobrze sprawdzić może się licencjonowanie zbiorowe programu do plików PDF z atrakcyjnymi rabatami. Umożliwia ono pracownikom korzystanie z cyfrowych narzędzi do wydajnego przepływu pracy, a także pozwala na obniżenie kosztów i optymalizację procesów, które związane są z dokumentami wymagającymi dużej ilości zasobów.

Nie jest to jedyna opcja, ponieważ oprogramowanie dostępne jest także w formie licencji pojedynczej na rok lub 3 lata.

Nasze rozwiązania pozwalające na pracę z plikami PDF są wykorzystywane w wielu typach organizacji, w tym także w organach administracji publicznej. Każdy z nich ma inne kompetencje oraz zadania do zrealizowania. Pomagają im w tym wszelkiego rodzaju programy, w tym FineReader 16, który został doceniony w plebiscycie Produkt Roku 2022 w kategorii oprogramowanie dedykowane administracji publicznej.

Czym jest magazyn „IT w Administracji”?

„IT  w Administracji” to miesięcznik obecny na rynku od ponad 15 lat. Znaleźć można w nim zagadnienia związane z technologiami informatycznymi, które mają zastosowanie w sektorze publicznym. Publikowane są w tu artykuły na temat sprzętu i oprogramowania, które wspomagają codzienną pracę, a także z cyberbezpieczeństwem oraz zarządzaniem ruchem. Wiele uwagi poświęca się tu także przepisom oraz ustawom związanym z informatyzacją. Wszystkie te elementy stanowią o bezpiecznej i efektywnej pracy sektora publicznego.

Artykuły zawarte w „IT w Administracji” kierowane są głównie do informatyków zatrudnionych w sektorze publicznym, a także administratorów sieci i urzędników zarządzających procesem informatyzacji w instytucjach publicznych.

Na czym polega plebiscyt Produkt Roku 2022?

Celem plebiscytu organizowanego przez czasopismo „IT w Administracji” jest promocja oraz budowanie świadomości najlepszych produktów IT, które są wykorzystywane na co dzień podczas realizacji zadań w jednostkach sektora publicznego.

Składa się on z trzech etapów:

1. nominacje internautów, w którym każdy może zgłosić dowolną liczbę produktów w każdej kategorii;
2. głosowanie prenumeratorów i redakcji „IT w Administracji”, zakwalifikowane do niego zostają najciekawsze i najczęściej zgłaszane we wcześniejszym etapie produkty i rozwiązania z zakresu IT;
3. ogłoszenie zwycięzców, po trzech w każdej kategorii.

W plebiscycie wybierane są najlepsze produkty w 8 kategoriach, w tym oprogramowanie dedykowane administracji publicznej — to właśnie tu FineReader znalazł się na podium.

Jakie funkcje FineReader znajdują zastosowanie w administracji?

16. wersja FineReader doskonale sprawdza się w administracji publicznej. Rozwiązanie to posiada szereg przydatnych funkcjonalności, które usprawniają codzienną pracę. Zaliczyć można do nich bez wątpienia:

• konwersję dokumentów papierowych i cyfrowych,
• zmianę skanów w przeszukiwalne dokumenty PDF,
• możliwość długotrwałej archiwizacji w formacie PDF/A,
• edycję i modyfikację plików PDF,
• możliwość dodawania komentarzy do grupowo opracowywanego dokumentu,
• automatyczne porównanie dwóch wersji tego samego dokumentu (opcja niedostępna w wersji Standard).

Dzięki szyfrowaniu i podpisom cyfrowym można znacząco zwiększyć poziom bezpieczeństwa podczas pracy z plikami, co stanowi niezwykle ważny aspekt podczas działań sektora publicznego — to właśnie tu szczególny nacisk kładzie się na bezpieczeństwo danych.